En bref
- L'agent « devis et prospects », en préparation, qualifiera chaque demande, complétera votre CRM, préparera le devis à partir de votre catalogue et relancera les devis restés sans réponse.
- Un devis, une remise ou un engagement de délai ne part jamais sans qu'une personne de votre équipe l'ait validé.
- Une fois le devis accepté, il passera le relais à l'agent « relances et factures », qui préparera la facture et suivra le paiement.
Un agent IA peut-il préparer vos devis et relancer les clients qui n'ont pas répondu ? Oui, à condition de lui donner des règles claires et de garder la décision. C'est le rôle de l'agent « devis et prospects », l'un des quatre agents types que prépare Kendu Intelligence.
Un agent IA est un programme qui lit vos messages et vos fichiers, prépare un travail et vous le soumet. Il ne remplace pas votre commercial : il lui prépare le terrain. Dans les situations prévues à l'avance, il s'arrête et passe la main.
Cet agent est en préparation : cet article décrit sa fiche type. Chez vous, il sera adapté à vos outils et à vos règles. Nous vérifions à l'audit comment le relier à votre CRM et à votre messagerie.
Pourquoi les devis se perdent
Dans une PME, une demande de devis peut arriver par plusieurs portes : le formulaire du site, un courriel, un appel noté sur un carnet. Le commercial est en rendez-vous, le dirigeant sur un chantier. La réponse attend.
Puis le devis part, et plus personne ne le suit. La relance prévue « dans une semaine » glisse à la suivante. La date de validité passe sans qu'on la voie venir.
Ce ne sont pas des fautes, mais des tâches répétitives, sans échéance visible, qui passent après l'urgence. Un agent, lui, surveillera les échéances que vous lui aurez fixées. Il vous demandera quand même avant d'agir.
Qualifier la demande : besoin, budget, délai, décideur
Dès qu'une demande arrivera (formulaire du site, courriel, ou appel retranscrit par votre équipe), l'agent la lira et remplira la fiche prospect dans votre CRM, le logiciel où vous suivez vos clients et vos prospects. Il cherchera quatre informations :
- le besoin : quoi, en quelle quantité, pour quel usage ;
- le budget, s'il est indiqué ;
- le délai souhaité ;
- le décideur : qui signe chez le client.
S'il manque une information, il rédigera la question à poser. Il proposera aussi la prochaine action : rappeler, envoyer le devis, fixer une visite.
Par exemple, une PME de 30 salariés reçoit une demande par son site un vendredi soir. Le lundi matin, le commercial trouve la fiche remplie et la question manquante déjà rédigée. Si les informations suffisent, un brouillon de devis l'attend aussi, prêt à relire.
Les coordonnées des prospects sont des données personnelles. Avant la mise en place, la fiche de l'agent précisera la base légale (la raison qui autorise à utiliser ces données) et la durée de conservation. En France, la CNIL, l'autorité de protection des données, indique que les données des prospects utilisées pour la prospection commerciale peuvent être conservées trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact venant du prospect.
Préparer le devis à partir de votre catalogue et de vos règles de prix
L'agent ne fixe pas vos prix. Il appliquera ceux que vous lui donnerez : votre catalogue de produits et de services, votre grille de prix, vos règles de calcul. Ces règles sont écrites dans la fiche de l'agent. Vous validez cette fiche avant tout développement : c'est votre première décision.
Le résultat sera un brouillon de devis. Le commercial le relira, le corrigera si besoin, puis l'enverra. Chaque décision sera notée dans le journal de l'agent : ce qu'il a proposé, ce que votre équipe a décidé, qui, quand, avec quelle version de l'agent. Vous suivrez ainsi la qualité des brouillons dans le temps.
Ensuite, l'agent suivra le devis. Il surveillera deux échéances : le délai sans réponse que vous avez fixé, et la date de validité du devis. Quand ce délai sera dépassé, ou quand la date de validité approchera, il préparera un brouillon de relance. La relance ne vise que les devis restés sans réponse : avant de la préparer, l'agent vérifiera que le client n'a pas répondu entre-temps.
Ce que l'agent n'envoie jamais seul : devis, remise, engagement de délai
Chez Kendu Intelligence, chaque action d'un agent a un palier d'autonomie, de 0 à 3 :
- palier 0, l'ombre : l'agent propose, votre équipe fait le travail elle-même, et on compare ;
- palier 1, validation systématique : l'agent prépare, une personne valide, corrige ou refuse chaque action ;
- palier 2, validation par exception : l'agent agit seul sur les cas sûrs, définis par écrit ; votre équipe valide le reste et contrôle un échantillon ;
- palier 3, autonome surveillé : l'agent agit seul, votre équipe lit le rapport et reçoit les alertes.
Pour cet agent, trois actions ne dépassent jamais le palier 1 :
- l'envoi d'un devis ;
- une remise commerciale ;
- un engagement de délai.
Un devis engage votre entreprise : il ne part jamais sans validation. Les relances simples, elles, peuvent passer au palier 2, si les mesures le justifient et avec votre accord écrit.
L'agent démarrera au palier 0, pendant une période d'essai « en ombre » de quelques semaines, d'une durée définie avec vous : c'est la recette. On y mesure ses écarts avec le travail de votre équipe. La mise en service attendra votre feu vert : c'est votre deuxième décision.
Après la signature : le relais vers la facture et le suivi du paiement
Quand le client acceptera le devis, l'agent « devis et prospects » passera le dossier à un second agent, « relances et factures ». C'est une chaîne d'agents : chacun a sa mission, et le dossier est prévu pour passer de l'un à l'autre sans ressaisie.
Les quatre agents types de Kendu Intelligence (devis et prospects, relances et factures, courriels et support, pièces comptables) seront construits ensemble, sur un socle commun : même journal des actions, même file de validation, mêmes paliers, même tableau de supervision.
L'agent « relances et factures » devra :
- préparer le brouillon de facture à partir du devis accepté ;
- proposer de rapprocher les paiements reçus en banque et les factures émises ;
- préparer les relances en cas de retard, au ton que vous avez choisi ;
- signaler les écarts : paiement partiel, litige, client à risque.
Lui non plus ne dépassera jamais le palier 1 pour l'émission d'une facture, une mise en demeure (la relance formelle), l'annulation d'une facture ou un avoir (le document qui annule ou réduit une facture), ni pour toute promesse de délai de paiement.
Il appliquera vos conditions de paiement, et ces conditions doivent respecter la loi. En France, entre entreprises, le délai de paiement convenu ne peut pas, en règle générale, dépasser soixante jours après la date d'émission de la facture. Le contrat peut aussi prévoir quarante-cinq jours fin de mois, si ce délai y est mentionné et ne constitue pas un abus envers le fournisseur (Code de commerce, article L441-10).
La facture elle-même change de forme. En France, toutes les entreprises concernées par la réforme doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Les PME et les micro-entreprises devront les émettre à partir du 1er septembre 2027. Ces factures passent par une plateforme agréée par l'administration. En Belgique, depuis le 1er janvier 2026, les entreprises belges assujetties à la TVA doivent utiliser entre elles des factures électroniques structurées : des factures échangées directement entre les logiciels des deux entreprises, et non plus un simple PDF envoyé par courriel. L'agent ne remplacera pas votre plateforme : nous vérifions à l'audit comment l'y relier.
Cas d'arrêt : demande hors catalogue, client en impayé, acheteur public
Un cas d'arrêt est une situation écrite à l'avance où l'agent s'arrête et passe la main, plutôt que de deviner. Pour l'agent « devis et prospects », il y en a quatre :
- une demande hors catalogue ;
- un prix non couvert par vos règles ;
- un client existant en litige ou en impayé : la décision vous revient ;
- une demande d'un organisme public.
Pourquoi ce dernier cas ? Un acheteur public ne commande pas comme une entreprise privée. En France, il doit respecter l'égalité de traitement des candidats, la liberté d'accès et la transparence des procédures (Code de la commande publique, articles L1 à L6). Répondre à ce type de demande relève de votre équipe, pas d'un brouillon automatique.
Quand l'agent s'arrête, une personne de votre équipe reprend le dossier, et l'arrêt sera compté dans le rapport mensuel de supervision. Si l'agent rencontre une erreur qui se répète, il nous la signalera lui-même.
Indicateurs : délai de réponse, taux de transformation, taux d'accord
Chaque agent a ses indicateurs, écrits dans sa fiche :
- le délai de réponse : le temps entre l'arrivée d'une demande et la première réponse ;
- le taux de transformation : la part des devis envoyés qui sont signés ;
- le nombre de devis relancés ;
- le taux d'accord : la part des brouillons que votre équipe valide.
Le taux d'accord se mesurera dès la recette en ombre. Les indicateurs remonteront ensuite chaque mois dans le rapport de supervision. Le taux d'accord et les erreurs constatées serviront à décider si une relance simple peut passer au palier 2. L'inverse existe aussi : après une alerte grave, l'agent redescendra automatiquement d'un palier.
Pour aller plus loin
- Les agents types : les quatre agents et ce que chacun fera.
- La méthode : les étapes, vos deux décisions et les paliers d'autonomie.
- La supervision : le tableau de bord, les alertes et le rapport mensuel.
- L'audit : un premier regard sur vos devis, vos outils et vos volumes. Il coûte 490 € HT, déduit du devis si vous le signez dans les 30 jours.