En resumen
- El agente de Presupuestos y clientes potenciales, en preparación, cualificará cada solicitud, completará su CRM, preparará el presupuesto a partir de su catálogo y dará seguimiento a los presupuestos que hayan quedado sin respuesta.
- Un presupuesto, un descuento o un compromiso de plazo nunca salen sin que una persona de su equipo los haya validado.
- Una vez aceptado el presupuesto, pasará el relevo al agente de Recordatorios y facturas, que preparará la factura y seguirá el pago.
¿Puede un agente de IA preparar sus presupuestos y reclamar a los clientes que no han respondido? Sí, siempre que le dé reglas claras y conserve la decisión. Ese es el papel del agente de Presupuestos y clientes potenciales, uno de los cuatro agentes tipo que prepara Kendu Intelligence.
Un agente de IA es un programa que lee sus mensajes y sus archivos, prepara un trabajo y se lo presenta. No sustituye a su comercial: le prepara el terreno. En las situaciones previstas de antemano, se detiene y pasa el relevo.
Este agente está en preparación: este artículo describe su ficha tipo. En su empresa, se adaptará a sus herramientas y a sus reglas. En la auditoría comprobamos cómo conectarlo con su CRM y con su correo.
Por qué se pierden los presupuestos
En una pyme, una solicitud de presupuesto puede llegar por varias puertas: el formulario del sitio, un correo, una llamada anotada en una libreta. El comercial está en una reunión; el gerente, en una obra. La respuesta espera.
Luego el presupuesto sale y ya nadie lo sigue. El recordatorio previsto «dentro de una semana» se desplaza a la siguiente. La fecha de validez pasa sin que se vea venir.
No son errores, sino tareas repetitivas, sin fecha límite visible, que pasan después de lo urgente. Un agente, en cambio, vigilará los plazos que usted le haya fijado. Aun así, le preguntará antes de actuar.
Cualificar la solicitud: necesidad, presupuesto disponible, plazo, decisor
En cuanto llegue una solicitud (formulario del sitio, correo o llamada transcrita por su equipo), el agente la leerá y rellenará la ficha del cliente potencial en su CRM, el software donde sigue a sus clientes y a sus clientes potenciales. Buscará cuatro datos:
- la necesidad: qué, en qué cantidad, para qué uso;
- el presupuesto disponible, si se indica;
- el plazo deseado;
- el decisor: quién firma en el cliente.
Si falta un dato, redactará la pregunta que hay que hacer. También propondrá la siguiente acción: volver a llamar, enviar el presupuesto, fijar una visita.
Por ejemplo, una pyme de 30 empleados recibe una solicitud por su sitio un viernes por la tarde. El lunes por la mañana, el comercial encuentra la ficha rellenada y la pregunta que falta ya redactada. Si los datos bastan, también le espera un borrador de presupuesto, listo para revisar.
Los datos de contacto de los clientes potenciales son datos personales. Antes de la puesta en marcha, la ficha de funciones del agente precisará la base jurídica (el motivo que autoriza a utilizar esos datos) y el plazo de conservación. En Francia, la CNIL, la autoridad de protección de datos, indica que los datos de clientes potenciales utilizados para la prospección comercial pueden conservarse tres años desde su recogida o desde el último contacto del cliente potencial.
Preparar el presupuesto a partir de su catálogo y de sus reglas de precios
El agente no fija sus precios. Aplicará los que usted le dé: su catálogo de productos y servicios, su tarifa, sus reglas de cálculo. Estas reglas están escritas en la ficha de funciones del agente. Usted valida esa ficha antes de cualquier desarrollo: es su primera decisión.
El resultado será un borrador de presupuesto. El comercial lo revisará, lo corregirá si hace falta y lo enviará. Cada decisión se anotará en el registro del agente: lo que propuso, lo que decidió su equipo, quién, cuándo y con qué versión del agente. Así seguirá la calidad de los borradores a lo largo del tiempo.
A continuación, el agente seguirá el presupuesto. Vigilará dos plazos: el tiempo sin respuesta que usted haya fijado y la fecha de validez del presupuesto. Cuando se supere ese tiempo, o cuando se acerque la fecha de validez, preparará un borrador de recordatorio. El recordatorio solo se dirige a los presupuestos que han quedado sin respuesta: antes de prepararlo, el agente comprobará que el cliente no haya respondido entretanto.
Lo que el agente nunca envía por sí solo: presupuesto, descuento, compromiso de plazo
En Kendu Intelligence, cada acción de un agente tiene un nivel de autonomía, de 0 a 3:
- nivel 0, sombra: el agente propone, su equipo hace el trabajo por sí mismo y se compara;
- nivel 1, validación sistemática: el agente prepara y una persona valida, corrige o rechaza cada acción;
- nivel 2, validación por excepción: el agente actúa solo en los casos seguros, definidos por escrito; su equipo valida el resto y controla una muestra;
- nivel 3, autónomo y supervisado: el agente actúa solo, su equipo lee el informe y recibe las alertas.
En este agente, tres acciones nunca superan el nivel 1:
- el envío de un presupuesto;
- un descuento comercial;
- un compromiso de plazo.
Un presupuesto compromete a su empresa: nunca sale sin validación. Los recordatorios sencillos, en cambio, pueden pasar al nivel 2, si las cifras lo justifican y con su conformidad por escrito.
El agente empezará en el nivel 0, durante un periodo de prueba «en sombra» de unas semanas, de una duración definida con usted: son las pruebas de aceptación. Se miden sus diferencias con el trabajo de su equipo. La puesta en servicio esperará su luz verde: es su segunda decisión.
Tras la firma: el relevo hacia la factura y el seguimiento del pago
Cuando el cliente acepte el presupuesto, el agente de Presupuestos y clientes potenciales pasará el expediente a un segundo agente, el de Recordatorios y facturas. Es una cadena de agentes: cada uno tiene su misión y el expediente está pensado para pasar de uno a otro sin volver a introducir los datos.
Los cuatro agentes tipo de Kendu Intelligence (presupuestos y clientes potenciales, recordatorios y facturas, correos y soporte, documentos contables) se construirán juntos, sobre una base común: el mismo registro de acciones, la misma cola de validación, los mismos niveles, el mismo cuadro de mando de supervisión.
El agente de Recordatorios y facturas deberá:
- preparar el borrador de factura a partir del presupuesto aceptado;
- proponer conciliar los pagos recibidos en el banco con las facturas emitidas;
- preparar los recordatorios en caso de retraso, con el tono que usted haya elegido;
- señalar las discrepancias: pago parcial, litigio, cliente de riesgo.
Tampoco este superará nunca el nivel 1 para emitir una factura, un requerimiento formal de pago (el recordatorio formal), anular una factura o una factura rectificativa (el documento que anula o reduce una factura), ni para cualquier promesa de aplazamiento de pago.
Aplicará sus condiciones de pago, y esas condiciones deben respetar la ley. En Francia, entre empresas, el plazo de pago acordado no puede, por regla general, superar los sesenta días desde la fecha de emisión de la factura. El contrato también puede prever cuarenta y cinco días fin de mes, si ese plazo figura en él y no constituye un abuso frente al proveedor (artículo L441-10 del Código de Comercio francés).
La propia factura cambia de forma. En Francia, todas las empresas afectadas por la reforma deben poder recibir facturas electrónicas desde el 1 de septiembre de 2026. Las pymes y las microempresas deberán emitirlas a partir del 1 de septiembre de 2027. Esas facturas pasan por una plataforma autorizada por la administración. En Bélgica, desde el 1 de enero de 2026, las empresas belgas sujetas al IVA deben utilizar entre sí facturas electrónicas estructuradas: facturas intercambiadas directamente entre el software de las dos empresas, y ya no un simple PDF enviado por correo. El agente no sustituirá a su plataforma: en la auditoría comprobamos cómo conectarlo con ella.
Casos de parada: solicitud fuera de catálogo, cliente con impagos, comprador público
Un caso de parada es una situación escrita de antemano en la que el agente se detiene y pasa el relevo, en lugar de adivinar. Para el agente de Presupuestos y clientes potenciales, hay cuatro:
- una solicitud fuera de catálogo;
- un precio no cubierto por sus reglas;
- un cliente existente en litigio o con impagos: la decisión le corresponde a usted;
- una solicitud de un organismo público.
¿Por qué este último caso? Un comprador público no contrata como una empresa privada. En Francia, debe respetar la igualdad de trato de los candidatos, la libertad de acceso y la transparencia de los procedimientos (Código de la Contratación Pública francés, artículos L1 a L6). Responder a este tipo de solicitud corresponde a su equipo, no a un borrador automático.
Cuando el agente se detiene, una persona de su equipo retoma el expediente y la parada se contará en el informe mensual de supervisión. Si el agente se topa con un error que se repite, nos lo señalará él mismo.
Indicadores: plazo de respuesta, tasa de conversión, tasa de acuerdo
Cada agente tiene sus indicadores, escritos en su ficha de funciones:
- el plazo de respuesta: el tiempo entre la llegada de una solicitud y la primera respuesta;
- la tasa de conversión: la proporción de presupuestos enviados que se firman;
- el número de presupuestos recordados;
- la tasa de acuerdo: la proporción de borradores que su equipo valida.
La tasa de acuerdo se medirá desde la prueba en sombra. Los indicadores se incluirán después cada mes en el informe de supervisión. La tasa de acuerdo y los errores detectados servirán para decidir si un recordatorio sencillo puede pasar al nivel 2. También existe lo contrario: tras una alerta grave, el agente bajará automáticamente un nivel.
Para ir más allá
- Los agentes tipo: los cuatro agentes y lo que hará cada uno.
- El método: las etapas, sus dos decisiones y los niveles de autonomía.
- La supervisión: el cuadro de mando, las alertas y el informe mensual.
- La auditoría: una primera mirada a sus presupuestos, sus herramientas y sus volúmenes. Cuesta 490 € sin IVA, que se descuentan del presupuesto si lo firma en 30 días.