Repérer un client en difficulté avant l'impayé : un agent qui lit les annonces légales

En bref

• En France, l'ouverture d'une procédure collective chez un client (sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire) est publiée au BODACC. Ces annonces se consultent gratuitement, et un logiciel peut les lire par une interface ouverte (API).
• Un agent mis en place sur mesure peut croiser ces annonces avec votre liste de clients et vos retards de paiement, puis vous remettre chaque semaine une liste courte des risques.
• Il alertera, il ne décidera pas : aucune coupure de crédit, aucun changement de conditions, aucun envoi sans votre accord.

Prenons un scénario type. Une PME de 40 salariés vend des fournitures à quelques centaines de clients professionnels, payables à 30 jours. L'un d'eux paie un peu plus tard chaque mois. Puis l'équipe apprend, par hasard, que ce client est en redressement judiciaire depuis plusieurs semaines. Une question devient urgente : reste-t-il assez de temps pour déclarer la somme due ?

Voici un exemple de mise en place sur mesure qui aurait pu alerter plus tôt, à partir de données publiques et gratuites.

Les signaux publics d'un client fragile

Une procédure collective est une procédure judiciaire ouverte quand une entreprise a de graves difficultés à payer ses dettes : sauvegarde, redressement judiciaire ou liquidation judiciaire.

Le BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) publie plusieurs familles d'annonces utiles :

• les procédures collectives ;
• les procédures de conciliation : un conciliateur désigné par le président du tribunal aide l'entreprise à trouver un accord amiable avec ses principaux créanciers ; la procédure reste confidentielle, sauf quand l'accord est homologué (validé par un jugement) ;
• les procédures de rétablissement professionnel : elles permettent à certains entrepreneurs individuels qui ne peuvent plus payer et n'ont presque plus de biens de faire effacer leurs dettes sans liquidation judiciaire ;
• les ventes et cessions, par exemple quand un client vend son fonds de commerce ;
• les modifications, dont les changements de dirigeant ;
• les radiations, quand une entreprise est rayée du registre.

Aucun de ces signaux n'est un verdict. Un nouveau dirigeant peut être une bonne nouvelle.

En France, le calendrier, lui, est précis. Selon le site officiel Entreprendre Service Public, le jugement d'ouverture doit être publié au BODACC dans les 15 jours qui suivent. À partir de cette publication, le créancier (vous, si le client vous doit de l'argent) a 2 mois pour déclarer sa créance. On la déclare au mandataire judiciaire en cas de sauvegarde ou de redressement, au liquidateur en cas de liquidation. Le délai passe à 4 mois si le créancier n'est pas situé en France métropolitaine. Si vous détenez une garantie (une « sûreté ») ou un contrat publiés, le délai court à partir de la notification qui vous est faite, et non de la publication.

Une créance non déclarée n'est pas prise en compte dans la procédure : elle ne sera pas payée. Le créancier en retard peut demander un « relevé de forclusion », c'est-à-dire la levée de la perte de son droit, dans les 6 mois qui suivent la publication du jugement d'ouverture. Il dépose pour cela une requête au greffe du tribunal, adressée au juge-commissaire. Ce sont des règles générales : pour votre cas, voyez votre conseil.

Les sources ouvertes, pays par pays

France

• Le BODACC, édité par la DILA (Direction de l'information légale et administrative). Les annonces parues depuis 2008 se consultent gratuitement sur bodacc.fr. Un compte « Alerte » gratuit envoie chaque jour, vers 5 h, un courriel sur les annonces qui répondent à vos critères. Une API gratuite (une interface qui permet à un logiciel de lire les données) diffuse les annonces sous Licence Ouverte 2.0, la licence de réutilisation des données publiques publiée par Etalab. Dans ces données, l'annonce indique le numéro SIREN de l'entreprise (son identifiant à 9 chiffres).
• L'API Recherche d'entreprises de l'État, en accès ouvert, limitée à 7 appels par seconde. Pour un numéro SIREN, elle renvoie notamment les dirigeants, l'état de l'entreprise avec une éventuelle date de fermeture, et indique s'il s'agit d'un entrepreneur individuel. Elle ne dit rien des procédures collectives. Les entreprises dont les données ne sont pas diffusibles n'y figurent pas.

Pour quelques clients, une recherche régulière sur bodacc.fr peut suffire. L'agent devient utile quand la liste est longue, qu'elle change souvent et qu'il faut la lire à côté de vos retards de paiement.

Espagne et Belgique : premières pistes

• Espagne. L'Agence du Bulletin officiel de l'État espagnol (Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado) publie une API officielle. Elle donne, pour une date, le sommaire du BORME, le bulletin officiel du registre du commerce. La section A du BORME (« actes inscrits ») contient notamment les nominations, les cessations de fonctions et la « situación concursal » (situation d'insolvabilité). Dans l'exemple consulté, les sociétés y sont désignées par leur nom et leurs références au registre, sans numéro fiscal. Nous n'avons pas encore vérifié la couverture des procédures d'insolvabilité, la façon fiable de relier une annonce à un client, ni le délai pour déclarer une créance.
• Belgique. Les données ouvertes de la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) sont gratuites, sur inscription. Elles contiennent les entités actives enregistrées, et la page ne parle pas des faillites. Nous n'avons pas encore vérifié la source officielle des faillites et réorganisations judiciaires, ni son accès par un logiciel.

Ce que fera l'agent, chaque semaine

1. Il lira votre liste de clients et leurs numéros SIREN dans votre logiciel de facturation, en lecture seule.
2. Il cherchera dans le BODACC les annonces récentes sur ces numéros. Il rapprochera par numéro, pas par nom, pour éviter les homonymes.
3. Il interrogera l'API Recherche d'entreprises pour chaque client : entreprise fermée, dirigeant différent de la semaine précédente.
4. Il croisera avec vos données : factures échues, encours (ce que le client vous doit), délai de paiement qui s'allonge.
5. Il vous remettra une liste courte, classée par risque : client, signal, lien vers l'annonce, encours, retard, suggestion à valider.

Un cas n'attend pas la semaine suivante : l'ouverture d'une procédure chez un client qui vous doit de l'argent. Pour ce cas, l'agent pourra consulter le BODACC chaque jour et vous prévenir le jour où il trouve l'annonce. Gardez en tête que l'annonce peut paraître jusqu'à 15 jours après le jugement. L'agent rappellera la date limite de déclaration. Il préparera un brouillon de dossier avec ce que la déclaration doit contenir selon Entreprendre Service Public : montant dû au jour du jugement d'ouverture, sommes à payer et leurs échéances, documents qui prouvent la créance, comme vos factures. Si un agent de relance des factures est aussi en place chez vous, il mettra en pause les relances à ce client : c'est un cas d'arrêt prévu dans sa fiche.

Quand il ne sera pas sûr, il vous posera la question au lieu de deviner : un client sans SIREN, deux sociétés au nom proche, une annonce qu'il ne sait pas classer. Toutes les annonces « procédures collectives » ne sont pas des ouvertures. On y trouve aussi, par exemple, des avis de dépôt de l'état des créances (la liste des créances déposée au greffe), des jugements de clôture ou de conversion en liquidation. L'agent dira ce qu'il a lu et donnera le lien.

Ce qu'il ne fera pas

L'agent ne fera jamais seul ces actions :

• bloquer un compte client ou suspendre des livraisons ;
• changer un délai de paiement ou une limite de crédit, exiger un acompte ;
• écrire au client ou au mandataire judiciaire ;
• envoyer une déclaration de créance.

Dans notre méthode, l'autonomie d'un agent se règle par paliers, de 0 (il propose, sans agir) à 3 (il agit seul, sous surveillance). Ces actions restent au palier 1 : l'agent prépare, une personne de votre équipe valide, corrige ou refuse chaque action. La déclaration de créance, document engageant envoyé à un tiers, ne dépasse jamais ce palier.

La raison est simple : vous connaissez votre client, l'annonce non. Chaque alerte et chaque décision seront inscrites dans un journal (ce que l'agent a lu, ce qu'il a proposé, qui a décidé, quand). Avant la mise en service, une période d'essai « en ombre » de quelques semaines, d'une durée définie avec vous, comparera ses alertes à ce que votre équipe repère seule.

Données personnelles : entrepreneurs individuels et dirigeants

Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) protège toute information qui se rapporte à une personne physique identifiée ou identifiable (article 4). Le texte cite le nom parmi les moyens d'identifier une personne. Le nom d'un entrepreneur individuel dans une annonce, ou celui d'un dirigeant, est donc une donnée personnelle.

La Licence Ouverte 2.0 autorise la réutilisation de ces données à condition de respecter le cadre légal de la protection des données personnelles, et de citer la source et la date de dernière mise à jour. La fiche de l'agent fixera donc :

• le strict nécessaire : il ne cherchera que les numéros de vos clients et gardera la date, le type de signal et le lien, pas le bulletin entier ; il ne conservera pas les dates de naissance des dirigeants que l'API Recherche d'entreprises peut renvoyer ;
• les rubriques exclues : celles qui visent des particuliers, hors activité professionnelle ;
• une durée de conservation écrite et appliquée ;
• un lieu de traitement choisi avec vous : votre cloud en région UE, vos serveurs ou un serveur dédié chez nous. Le modèle d'IA peut être opéré hors de l'UE, sous les garanties du RGPD ; nous vous dirons où avant la mise en service.

Deux points se tranchent avec votre délégué à la protection des données ou votre conseil. La base légale : l'« intérêt légitime » (article 6) est une piste, à confirmer par une analyse écrite. L'information des personnes : l'article 14 demande d'indiquer la source des données et si elles viennent de sources accessibles au public ; la formulation et les exceptions prévues par cet article sont à vérifier avec votre conseil.

Enfin, l'article 22 donne le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, quand elle produit des effets juridiques sur la personne ou l'affecte de manière significative de façon similaire. Ici, c'est une personne qui décidera, pas l'agent seul.

Indicateurs : alertes utiles, impayés évités

Pendant la période d'essai puis chaque mois, la supervision suivra :

• la part des alertes jugées utiles par votre équipe (un clic « utile » ou « pas utile ») ;
• les fausses alertes (annonce sans rapport, mauvais rapprochement) ;
• les déclarations de créance faites dans le délai ;
• l'encours au moment de chaque alerte, puis son évolution.

Les « impayés évités » se mesurent mal : on ne sait jamais ce qui se serait passé sans l'alerte. Nous montrerons des faits (alerte reçue, décision prise, encours à cette date), pas un chiffre d'économies promis d'avance.

Pour aller plus loin

• Les agents que nous préparons, dont un agent de relance des factures.
• Notre méthode : fiche validée par vous, période d'essai en ombre, paliers d'autonomie.
• La supervision : tableau de bord, alertes, rapport mensuel.
• Données et sécurité : où tournent les agents et ce qu'ils lisent.
• Demander un audit : 490 € HT ; son prix est déduit du devis si vous le signez dans les 30 jours.