Detectar a un cliente en dificultades antes del impago: un agente que lee los anuncios legales

En resumen

• En Francia, la apertura de un procedimiento colectivo contra un cliente (procédure de sauvegarde, redressement judiciaire o liquidation judiciaire) se publica en el BODACC. Estos anuncios se consultan gratis, y un software puede leerlos mediante una interfaz abierta (API).
• Un agente puesto en marcha a medida puede cruzar esos anuncios con su lista de clientes y sus retrasos de pago, y entregarle cada semana una lista corta de riesgos.
• Avisará, no decidirá: ningún corte de crédito, ningún cambio de condiciones, ningún envío sin su conformidad.

Tomemos un escenario típico. Una pyme de 40 empleados vende suministros a unos cientos de clientes profesionales, con pago a 30 días. Uno de ellos paga un poco más tarde cada mes. Un día el equipo se entera, por casualidad, de que ese cliente está en redressement judiciaire (procedimiento de reestructuración judicial) desde hace varias semanas. Una pregunta se vuelve urgente: ¿queda tiempo suficiente para declarar la deuda?

Este es un ejemplo de puesta en marcha a medida que habría podido avisar antes, a partir de datos públicos y gratuitos.

Las señales públicas de un cliente frágil

Un procedimiento colectivo es un procedimiento judicial que se abre cuando una empresa tiene graves dificultades para pagar sus deudas: procédure de sauvegarde (protección preventiva de la empresa), redressement judiciaire (reestructuración judicial) o liquidation judiciaire (liquidación judicial).

El BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) publica varias familias de anuncios útiles:

• los procedimientos colectivos;
• los procedimientos de conciliación: un conciliador designado por el presidente del tribunal ayuda a la empresa a llegar a un acuerdo amistoso con sus principales acreedores; el procedimiento es confidencial, salvo cuando el acuerdo se homologa (lo valida una sentencia);
• los procedimientos de rétablissement professionnel (restablecimiento profesional): permiten a ciertos empresarios individuales que ya no pueden pagar y casi no tienen bienes que se cancelen sus deudas sin liquidación judicial;
• las ventas y cesiones, por ejemplo cuando un cliente vende su negocio (fonds de commerce);
• las modificaciones, entre ellas los cambios de gerente;
• las bajas, cuando una empresa se cancela en el registro.

Ninguna de estas señales es un veredicto. Un nuevo gerente puede ser una buena noticia.

En Francia, el calendario sí es preciso. Según el sitio oficial Entreprendre Service Public, la sentencia de apertura debe publicarse en el BODACC en los 15 días siguientes. A partir de esa publicación, el acreedor (usted, si el cliente le debe dinero) dispone de 2 meses para declarar su crédito. Se declara ante el mandataire judiciaire (administrador designado por el tribunal) en caso de sauvegarde o de redressement, y ante el liquidador en caso de liquidación. El plazo pasa a 4 meses si el acreedor no está situado en la Francia metropolitana. Si usted tiene una garantía (una «sûreté») o un contrato publicados, el plazo corre a partir de la notificación que se le haga, y no de la publicación.

Un crédito no declarado no se tiene en cuenta en el procedimiento: no se pagará. El acreedor que se retrasa puede pedir un «relevé de forclusion», es decir, que se levante la pérdida de su derecho, en los 6 meses siguientes a la publicación de la sentencia de apertura. Para ello presenta una solicitud en la secretaría del tribunal, dirigida al juez comisario. Son reglas generales: para su caso, consulte a su asesor.

Las fuentes abiertas, país por país

Francia

• El BODACC, editado por la DILA (Direction de l'information légale et administrative). Los anuncios publicados desde 2008 se consultan gratis en bodacc.fr. Una cuenta «Alerte» gratuita envía cada día, hacia las 5 h, un correo con los anuncios que responden a sus criterios. Una API gratuita (una interfaz que permite a un software leer los datos) difunde los anuncios bajo Licence Ouverte 2.0, la licencia de reutilización de datos públicos publicada por Etalab. En esos datos, el anuncio indica el número SIREN de la empresa (su identificador de 9 cifras).
• La API Recherche d'entreprises del Estado francés, de acceso abierto, limitada a 7 llamadas por segundo. Para un número SIREN, devuelve en particular los gerentes, el estado de la empresa con una posible fecha de cierre, e indica si se trata de un empresario individual. No dice nada de los procedimientos colectivos. Las empresas cuyos datos no son difundibles no figuran en ella.

Para unos pocos clientes, una búsqueda periódica en bodacc.fr puede bastar. El agente resulta útil cuando la lista es larga, cambia a menudo y hay que leerla junto con sus retrasos de pago.

España y Bélgica: primeras pistas

• España. La Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado publica una API oficial. Para una fecha dada, ofrece el sumario del BORME, el boletín oficial del registro mercantil. La sección A del BORME («actos inscritos») contiene, entre otros, los nombramientos, los ceses y la «situación concursal». En el ejemplo consultado, las sociedades se designan por su nombre y sus referencias registrales, sin número fiscal. Todavía no hemos comprobado la cobertura de los procedimientos de insolvencia, la forma fiable de vincular un anuncio con un cliente ni el plazo para declarar un crédito.
• Bélgica. Los datos abiertos de la BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) son gratuitos, previo registro. Contienen las entidades activas registradas, y la página no habla de las quiebras. Todavía no hemos comprobado la fuente oficial de las quiebras y reorganizaciones judiciales, ni su acceso mediante un software.

Lo que hará el agente cada semana

1. Leerá su lista de clientes y sus números SIREN en su software de facturación, en solo lectura.
2. Buscará en el BODACC los anuncios recientes sobre esos números. Los vinculará por número, no por nombre, para evitar homónimos.
3. Consultará la API Recherche d'entreprises para cada cliente: empresa cerrada, gerente distinto del de la semana anterior.
4. Lo cruzará con sus datos: facturas vencidas, saldo pendiente (lo que el cliente le debe), plazo de pago que se alarga.
5. Le entregará una lista corta, ordenada por riesgo: cliente, señal, enlace al anuncio, saldo pendiente, retraso, sugerencia que usted debe validar.

Hay un caso que no espera a la semana siguiente: la apertura de un procedimiento contra un cliente que le debe dinero. Para ese caso, el agente podrá consultar el BODACC cada día y avisarle el día en que encuentre el anuncio. Tenga presente que el anuncio puede aparecer hasta 15 días después de la sentencia. El agente le recordará la fecha límite de declaración. Preparará un borrador de expediente con lo que debe contener la declaración según Entreprendre Service Public: importe adeudado el día de la sentencia de apertura, sumas por pagar y sus vencimientos, documentos que prueban el crédito, como sus facturas. Si en su empresa también hay en marcha un agente de recordatorios de facturas, pondrá en pausa los recordatorios a ese cliente: es un caso de parada previsto en su ficha de funciones.

Cuando no esté seguro, le preguntará en lugar de adivinar: un cliente sin SIREN, dos sociedades con nombres parecidos, un anuncio que no sabe clasificar. No todos los anuncios de «procedimientos colectivos» son aperturas. También hay, por ejemplo, avisos de depósito del estado de créditos (la lista de créditos depositada en la secretaría del tribunal), sentencias de cierre o de conversión en liquidación. El agente le dirá lo que ha leído y le dará el enlace.

Lo que no hará

El agente nunca hará por sí solo estas acciones:

• bloquear la cuenta de un cliente o suspender entregas;
• cambiar un plazo de pago o un límite de crédito, exigir un anticipo;
• escribir al cliente o al mandataire judiciaire (administrador designado por el tribunal);
• enviar una declaración de crédito.

En nuestro método, la autonomía de un agente se regula por niveles, del 0 (propone, sin actuar) al 3 (actúa solo, bajo vigilancia). Estas acciones se quedan en el nivel 1: el agente prepara, y una persona de su equipo valida, corrige o rechaza cada acción. La declaración de crédito, documento vinculante enviado a un tercero, nunca supera ese nivel.

La razón es sencilla: usted conoce a su cliente, el anuncio no. Cada alerta y cada decisión quedarán anotadas en un registro (lo que el agente ha leído, lo que ha propuesto, quién ha decidido, cuándo). Antes de la puesta en servicio, un periodo de prueba «en sombra» de unas semanas, con una duración definida con usted, comparará sus alertas con lo que su equipo detecta por sí solo.

Datos personales: empresarios individuales y gerentes

El RGPD (Reglamento general de protección de datos) protege toda información relativa a una persona física identificada o identificable (artículo 4). El texto cita el nombre entre los medios de identificar a una persona. El nombre de un empresario individual en un anuncio, o el de un gerente, es por tanto un dato personal.

La Licence Ouverte 2.0 autoriza la reutilización de estos datos a condición de respetar el marco legal de protección de datos personales y de citar la fuente y la fecha de la última actualización. La ficha de funciones del agente fijará por tanto:

• lo estrictamente necesario: solo buscará los números de sus clientes y conservará la fecha, el tipo de señal y el enlace, no el boletín entero; no conservará las fechas de nacimiento de los gerentes que la API Recherche d'entreprises puede devolver;
• las rúbricas excluidas: las que se refieren a particulares, al margen de la actividad profesional;
• un plazo de conservación escrito y aplicado;
• un lugar de tratamiento elegido con usted: su nube en una región de la UE, sus servidores o un servidor dedicado en nuestro entorno. El modelo de IA puede operarse fuera de la UE, con las garantías del RGPD; le diremos dónde antes de la puesta en servicio.

Dos puntos se resuelven con su delegado de protección de datos o su asesor. La base legal: el «interés legítimo» (artículo 6) es una vía, que debe confirmarse con un análisis escrito. La información a las personas: el artículo 14 exige indicar la fuente de los datos y si proceden de fuentes de acceso público; la redacción y las excepciones que prevé ese artículo deben comprobarse con su asesor.

Por último, el artículo 22 da derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en un tratamiento automatizado, cuando produce efectos jurídicos en la persona o la afecta significativamente de modo similar. Aquí, decidirá una persona, no el agente solo.

Indicadores: alertas útiles, impagos evitados

Durante el periodo de prueba y después cada mes, la supervisión seguirá:

• la proporción de alertas que su equipo considera útiles (un clic en «útil» o «no útil»);
• las falsas alertas (anuncio sin relación, vinculación errónea);
• las declaraciones de crédito hechas en plazo;
• el saldo pendiente en el momento de cada alerta y luego su evolución.

Los «impagos evitados» se miden mal: nunca se sabe lo que habría pasado sin la alerta. Mostraremos hechos (alerta recibida, decisión tomada, saldo pendiente en esa fecha), no una cifra de ahorro prometida de antemano.

Para ir más allá

• Los agentes que preparamos, entre ellos un agente de recordatorios de facturas.
• Nuestro método: ficha de funciones validada por usted, periodo de prueba en sombra, niveles de autonomía.
• La supervisión: panel de control, alertas, informe mensual.
• Datos y seguridad: dónde funcionan los agentes y qué leen.
• Solicitar una auditoría: 490 € sin IVA; su precio se deduce del presupuesto si lo firma en un plazo de 30 días.