En resumen
- El agente de Documentos contables, en preparación, recopilará sus facturas de proveedores y justificantes, leerá sus datos, propondrá la imputación contable y la conciliación bancaria, y después preparará un lote mensual para su asesor contable.
- No registra nada en la contabilidad sin su validación y nunca paga. Ante la menor duda, se detiene y le consulta.
- En Francia, desde el 1 de septiembre de 2026, toda empresa sujeta al IVA debe poder recibir facturas electrónicas a través de una plataforma acreditada. El agente lee esas facturas estructuradas. No sustituye a la plataforma.
El tiempo que se pierde a fin de mes
Cada fin de mes se parece al anterior. El asesor contable reclama los justificantes que faltan. Alguien rebusca en el correo, entra en los portales de los proveedores, encuentra un ticket al fondo de un cajón. En el extracto bancario, algunas operaciones siguen sin justificante.
En Francia, la reforma de la factura electrónica va a reunir una parte de esos flujos. No todos, y no de inmediato:
- las pymes, microempresas y autónomos solo están obligados a emitir sus facturas electrónicas a partir del 1 de septiembre de 2027. Hasta entonces, una parte de sus proveedores puede seguir enviándole PDF o papel;
- el sistema se aplica a las operaciones entre empresas sujetas al IVA y establecidas en Francia. Las facturas de un proveedor establecido fuera de Francia no entran en él;
- los documentos que no son facturas (un albarán, por ejemplo) siguen circulando como la empresa decida.
Tomemos un caso tipo: una pyme de 40 empleados, una contable a media jornada y un despacho de asesoría contable. Sus facturas llegan por la plataforma acreditada, por correo, por varios portales y a veces en papel.
Qué hace el agente: recopilar, extraer, proponer
Respuesta corta: sí, un agente de IA puede preparar la entrada de sus facturas de proveedores y la conciliación bancaria. No las valida en su lugar.
Un agente de IA es un programa que ejecuta una tarea concreta, con reglas escritas. El que estamos preparando puede conectarse, mediante sus interfaces oficiales (API), a las herramientas que usted ya usa: su correo, su banco (por ejemplo Qonto) y su software contable (por ejemplo Pennylane u Odoo), según el plan contratado con cada uno. Una API es una puerta de acceso prevista para que otro software lea o deposite datos. El agente solo recibe los permisos que necesita. En su banco, solo tiene acceso de lectura cuando la herramienta lo permite.
Hace cuatro cosas:
- Recopilar. Con cada documento nuevo (correo, portal de proveedor, foto hecha con el móvil, factura recibida por la plataforma), lo recupera y lo clasifica.
- Extraer. Anota el proveedor, la fecha, el importe sin IVA, el IVA, el importe total con todos los impuestos y el vencimiento.
- Proponer la imputación. Sugiere la cuenta contable donde registrar el gasto y el tipo de IVA, según reglas fijadas con su asesor contable.
- Proponer la conciliación. Asocia cada operación bancaria con su documento. Una operación sin justificante pasa a una lista que usted puede consultar.
También detecta los duplicados. Durante la transición, una misma factura puede llegar por la plataforma y por correo. La guía práctica de la administración tributaria francesa pide entonces comparar número, proveedor, cliente, fecha, importes sin IVA, IVA e importes totales con todos los impuestos, designar una factura de referencia, marcar los demás ejemplares como copias y conservar la constancia de la conciliación. El agente prepara ese trabajo. Usted lo valida.
Qué no hace nunca: registrar sin validación ni pagar
En la ficha de funciones del agente figuran dos reglas sin excepción.
- Ningún asiento contable sin validación humana. Regulamos cada agente con una escala de autonomía de cuatro niveles: 0 (propone, usted actúa), 1 (prepara, usted valida cada acción), 2 (actúa solo en los casos seguros), 3 (actúa solo, bajo supervisión). Para el asiento contable, nunca pasa del nivel 1.
- Ningún pago. El agente nunca paga una factura, ni pequeña ni recurrente.
Se detiene y le cede el control en casos escritos de antemano:
- documento ilegible o incompleto;
- importe o IVA que no lee con certeza;
- factura electrónica cuyos datos estructurados no coinciden con la versión legible;
- duplicado sospechoso;
- proveedor desconocido;
- importe superior al umbral que usted haya fijado.
Cada acción quedará anotada en un registro: el documento leído, la propuesta, su decisión, quién y cuándo, y la versión del agente.
Facturas electrónicas recibidas: leer el formato estructurado sin romper la cadena legal
En Francia, desde el 1 de septiembre de 2026, todas las empresas afectadas deben poder recibir facturas electrónicas a través de una plataforma acreditada por la administración. Usted elige libremente la suya (una o varias), directamente o a través de su software, su asesor contable o su banco. La administración lo recuerda: un simple PDF enviado por vía electrónica no es una factura electrónica en el sentido de la reforma.
Una factura electrónica sigue un formato normalizado: UBL, CII (dos formatos de datos legibles por una máquina) o un formato mixto que asocia una imagen legible y un archivo de datos. Factur-X es un formato mixto franco-alemán: un PDF para las personas y datos XML (ordenados en campos normalizados) para el tratamiento automático.
En Bélgica, desde el 1 de enero de 2026 y salvo excepciones limitadas, las empresas belgas sujetas al IVA deben intercambiar entre sí facturas electrónicas estructuradas. Lo hacen a través de la red de intercambio Peppol, en el formato Peppol BIS (el modelo de factura de esa red), con esta reserva del SPF Finances: «sauf accord mutuel et respect de la norme EN16931» (salvo acuerdo mutuo y cumplimiento de dicha norma europea). Su alcance debe comprobarse con su asesor. Un PDF por correo ya no basta. Incluso una empresa que solo vende a particulares debe poder recibir estas facturas de sus proveedores.
En la práctica, «no romper la cadena legal» significa:
- el agente no sustituye ni a su plataforma acreditada ni al software que le conecta con la red Peppol. Lee lo que estos han recibido, a través de su software;
- lee los datos estructurados en lugar de adivinar los importes a partir de la imagen;
- nunca modifica una factura recibida y no recrea ninguna;
- no asigna ningún estado en la plataforma sin una decisión humana. Rechazar una factura es un acto motivado y definitivo, previsto, por ejemplo, cuando la factura no va dirigida a usted. Para una factura errónea o contraria al pedido, existen estados provisionales de litigio. El agente puede preparar el motivo. La decisión sigue siendo suya.
Una factura recibida por correo, en PDF o en papel no debe descartarse solo por ese motivo, precisa la guía práctica de la administración, si corresponde a una operación real y contiene la información necesaria. El agente trata, por tanto, los dos circuitos en paralelo, sin contar dos veces la misma factura.
Trabajar con el asesor contable: el lote mensual
El agente es su herramienta: nosotros no llevamos su contabilidad y el agente no sustituye a su asesor contable. Le ahorra la búsqueda de justificantes.
En el momento de la especificación (la ficha que describe con precisión lo que hará el agente en su empresa), invitaremos a su despacho a fijar las reglas: cuentas que usar por proveedor, tipos de IVA, umbrales, forma del lote. El lote puede depositarse en una carpeta compartida o, si su software contable lo permite, directamente en este, a la espera de validación.
Cada fin de mes, el lote contiene:
- los documentos clasificados, con sus datos;
- las imputaciones y conciliaciones que su equipo ha validado;
- la lista de operaciones que siguen sin justificante;
- las preguntas abiertas, es decir, los casos en que el agente se detuvo.
El asesor contable conserva el control de los asientos y del cierre. Antes de la puesta en servicio, una prueba en sombra de unas semanas, de una duración definida con usted, compara lo que propone el agente con lo que hace su equipo. El agente solo pasa al nivel 1 con esas mediciones y con su visto bueno.
En cuanto a los datos, los proveedores son sobre todo empresas. En cambio, las notas de gastos contienen datos de empleados: la especificación precisa quién puede verlas y cuánto tiempo se conservan. El agente funcionará, a su elección, en su cuenta en la nube (en una región de la Unión Europea), en sus servidores o en un servidor dedicado en nuestra infraestructura. El lugar donde el modelo de IA trata el contenido de los documentos depende del proveedor de ese modelo: la especificación lo indica.
Indicadores: lo que seguirá cada mes
Tres cifras aparecerán en el panel de supervisión y en el informe mensual, ambos en preparación:
- la tasa de documentos tratados sin corrección: la proporción de propuestas validadas tal cual;
- las operaciones sin justificante a fin de mes: las que quedan en el momento de enviar el lote;
- el tiempo ahorrado por el asesor contable: medido con él, antes y después de la puesta en servicio.
Otras acciones, como la clasificación de documentos, pueden subir un nivel si esas mediciones lo justifican y con su acuerdo por escrito. El asiento contable sigue siempre en validación sistemática. El pago queda fuera del alcance del agente.
Para ir más allá
- Los agentes tipo y sus fichas
- El método: auditoría, especificación, prueba en sombra, niveles de autonomía
- La supervisión y el soporte
- Datos y seguridad: dónde funcionan sus agentes
- Solicitar una auditoría: 490 € sin IVA, que se deduce del presupuesto si lo firma en un plazo de 30 días.