En resumen
- El agente de Recordatorios y facturas, en preparación, seguirá sus vencimientos, preparará los recordatorios con el tono que usted haya elegido y propondrá asociar cada pago recibido con su factura.
- Una persona de su equipo conservará el control de la emisión de facturas, del requerimiento formal de pago, de la factura rectificativa, de cualquier promesa de aplazamiento y de todo cliente en litigio.
- El resultado se medirá con una cifra sencilla: el plazo medio de pago, antes y después.
Tomemos un caso tipo. Una pyme de 30 empleados factura a sus clientes a 30 o 60 días. La persona encargada de la contabilidad reclama cuando encuentra tiempo, con correos escritos uno a uno. Algunas facturas esperan semanas sin que nadie se dé cuenta. El gerente no quiere un robot que acose a sus clientes. Quiere que cada retraso se vea y se reclame en el momento adecuado y con el tono adecuado.
Esa es la función del agente de Recordatorios y facturas, uno de los agentes tipo que estamos preparando. Le explicamos lo que hará, lo que no hará y cómo mediremos su efecto.
Lo que dice la ley sobre los plazos de pago
Las reglas fijan las fechas con las que trabajará el agente. Aquí se refieren a las facturas entre empresas.
En Francia, el artículo L441-10 del Código de Comercio francés prevé:
- sin acuerdo particular, un plazo de 30 días tras la recepción de las mercancías o la ejecución del servicio;
- un plazo pactado de 60 días como máximo desde la fecha de emisión de la factura. Según la ficha oficial de Entreprendre.Service-Public.fr, el contrato también puede prever 45 días fin de mes, si ese plazo figura en él y no constituye un abuso frente al proveedor;
- intereses de demora que se devengan sin necesidad de requerimiento. Sus condiciones de venta fijan el tipo, de al menos tres veces el tipo de interés legal. A falta de ello, se aplica el tipo de refinanciación del Banco Central Europeo, incrementado en 10 puntos;
- una indemnización a tanto alzado por gastos de cobro, fijada en 40 € por el artículo D441-5. Según la ficha oficial de Entreprendre.Service-Public.fr, se aplica una vez por cada factura pagada con retraso. Si sus gastos reales son mayores, puede reclamar un complemento con justificantes.
La factura debe indicar también la fecha de pago, el tipo de los intereses de demora y el importe de esa indemnización (artículo L441-9). Algunos sectores, como el transporte, tienen sus propios plazos.
En la Unión Europea, la Directiva 2011/7/UE establece la base común. Una directiva es un texto europeo que cada país incorpora a su propia ley. Esta prevé:
- sin plazo fijado en el contrato, intereses de demora a los 30 días naturales de la recepción de la factura;
- un plazo contractual de 60 días como máximo, salvo acuerdo expreso que no sea manifiestamente abusivo para el acreedor, el que espera su dinero;
- intereses al tipo de referencia del Banco Central Europeo, incrementado en al menos 8 puntos;
- al menos 40 € por los gastos de cobro.
Cada país puede ir más lejos en favor del acreedor.
En España, la Ley 3/2004 fija, sin acuerdo, 30 días naturales tras la recepción de las mercancías o la prestación de los servicios. Prohíbe pactar más de 60 días naturales. Añade de oficio una cantidad fija de 40 € por los gastos de cobro, sin necesidad de reclamarla.
En Bélgica, la ley del 2 de agosto de 2002 sobre la lucha contra el retraso en el pago en las transacciones comerciales fue reforzada por una ley del 14 de agosto de 2021, en vigor desde el 1 de febrero de 2022. Entre empresas, prevé:
- sin plazo fijado en el contrato, 30 días naturales tras la recepción de la factura;
- un plazo pactado de 60 días naturales como máximo. Una cláusula más larga se considera «réputée non écrite» (se tiene por no puesta), es decir, sin efecto. No obstante, el Rey puede, mediante real decreto, autorizar un plazo más largo para determinados sectores;
- salvo otro acuerdo, intereses al tipo del Banco Central Europeo incrementado en 8 puntos, que se devengan sin requerimiento formal;
- una indemnización a tanto alzado de 40 € por los gastos de cobro, que también se devenga automáticamente.
Para el agente, esto significará una sola cosa: conocerá, para cada factura, su vencimiento y el día en que los intereses y la indemnización pasan a ser exigibles. Mencionarlos o no en un recordatorio sigue siendo una decisión comercial suya. Este artículo no sustituye el asesoramiento de un jurista.
El trabajo del agente
El agente se pondrá a trabajar cada día hábil, con cada pago recibido y con cada presupuesto aceptado. Leerá tres fuentes, mediante sus interfaces oficiales (API) cuando lo permitan:
- su software de facturación o su ERP (el software de gestión que contiene sus facturas, vencimientos y clientes);
- su banco, para ver los pagos recibidos;
- su correo, para leer las respuestas de los clientes.
Cada acceso se limitará a lo estrictamente necesario, en solo lectura cuando sea posible. El agente funcionará donde usted elija: su cuenta en la nube en una región europea, sus servidores o un servidor dedicado en nuestra infraestructura. Solo los indicadores y las alertas llegarán a nuestra herramienta de supervisión. El modelo de IA se llamará, cuando sea posible, desde su propia cuenta en la nube; según el proveedor, puede operarse fuera de la UE, con las garantías del RGPD.
A partir de ahí, preparará:
- los borradores de recordatorio, por correo y, para el último nivel, por carta;
- las conciliaciones: propondrá asociar cada transferencia recibida con la factura que salda. Un pago parcial o sin referencia clara se señalará, nunca se adivinará;
- los borradores de facturas recurrentes o derivadas de un presupuesto aceptado;
- una lista de riesgos, cada semana: pagos parciales, litigios, clientes que vigilar.
Cada acción quedará anotada en un registro: lo que el agente ha leído, lo que ha propuesto, quién lo ha validado y cuándo.
Lo que sigue en manos de una persona
Algunas decisiones comprometen su relación con el cliente o sus derechos. El agente puede prepararlas, pero nunca las toma. Una persona de su equipo valida siempre:
- la emisión de una factura;
- el requerimiento formal de pago, la carta formal con la que usted exige el pago;
- la anulación o la factura rectificativa, el documento que anula total o parcialmente una factura;
- cualquier promesa de aplazamiento: si un cliente pide dos semanas más, responde usted.
Y un cliente en litigio sale del circuito del agente: el expediente vuelve a su equipo.
En nuestro método, la autonomía se regula por niveles, acción por acción: del 0 (el agente propone, usted actúa) al 3 (actúa solo bajo supervisión). En el nivel 1, prepara y usted valida cada acción. En el nivel 2, actúa solo en los casos previstos por reglas escritas y le deja los demás. Al cliente que recibe el recordatorio se le informa de que el mensaje procede de un sistema de IA. Las cuatro decisiones anteriores nunca pasan del nivel 1. Otra acción solo sube de nivel si las mediciones lo justifican y con su acuerdo por escrito. Tras una alerta grave, el agente bajará un nivel.
Elegir el tono y el calendario de los recordatorios
El tono se decide con usted, cuando se redacta la ficha de funciones del agente. Usted valida un modelo de mensaje para cada etapa. Puede variar según el cliente: no se reclama del mismo modo a un cliente fiel desde hace diez años que a un cliente nuevo.
Este es un ejemplo de calendario, que debe adaptar a su actividad:
- unos días antes del vencimiento, un recordatorio amable con la factura adjunta;
- poco después del vencimiento, un recordatorio cortés que pregunta si todo está en orden;
- dos semanas más tarde, un recordatorio más firme, que puede citar los intereses de demora previstos en sus condiciones de venta;
- después, un borrador de requerimiento formal de pago, que el agente prepara y que solo usted decide si se envía.
Al principio, cada recordatorio pasará por una validación: usted lo leerá, lo corregirá si hace falta y después lo validará. Acompañaremos a su equipo en los primeros pasos.
Los casos en que el agente se detiene y cede el control
Un agente que adivina es un agente peligroso. Este tendrá casos de parada escritos en su ficha de funciones. Se detendrá y le cederá el control cuando:
- el cliente esté en litigio o en un procedimiento concursal (salvaguarda, redressement o liquidación judicial);
- el importe o el cliente se salga de las reglas escritas, por ejemplo por superar un umbral que usted haya fijado;
- el cliente responda cuestionando la factura;
- falte un dato: vencimiento ausente, contacto que no se encuentra, pago imposible de asociar.
Si el propio agente se topa con un problema, como un error que se repite, lo comunicará a nuestro soporte, en preparación. Se abrirá un ticket y se nos avisará. Usted lo verá en su futuro espacio de cliente.
Medir el resultado: el plazo medio de pago
Una cifra resume el efecto del agente: el plazo medio de pago. Para cada factura pagada en un periodo, se cuentan los días entre su emisión y su pago, y después se calcula la media.
- Antes: lo calcularemos con su historial de facturas, desde el inicio.
- Durante la prueba en sombra, un periodo de prueba de unas semanas, de una duración definida con usted: el agente propondrá, su equipo trabajará como de costumbre y compararemos.
- Después: lo recalcularemos en un periodo comparable, teniendo en cuenta las estaciones de su actividad.
Otros indicadores completarán el cuadro: importe reclamado y cobrado, proporción de borradores aceptados por su equipo, errores de conciliación. Llegarán al panel de supervisión y al informe mensual, en preparación. No prometemos ninguna cifra de antemano: medimos y después decidimos juntos cómo seguir.
Para ir más allá
- Nuestros agentes de IA: los agentes tipo y sus fichas.
- El método: auditoría, prueba en sombra, niveles de autonomía.
- La supervisión: panel, alertas, comunicación automática de incidencias.
- Datos y seguridad: dónde funcionan sus agentes.
- Solicitar una auditoría: 490 € sin IVA; su precio se deduce del presupuesto si lo firma en un plazo de 30 días.