¿Por qué proceso empezar? Elegir el primer trabajo que encomendar a un agente de IA

En resumen

• Un buen primer proceso es repetitivo, sigue reglas que se pueden escribir, tolera errores que se pueden subsanar, se apoya en datos accesibles y ofrece una ganancia que se puede medir.
• Las decisiones poco frecuentes, delicadas o «a ojo» esperan: no son lo primero que se encomienda a un agente de IA.
• La auditoría de Kendu Intelligence cabe en un informe de una página: herramientas y versiones, volúmenes, datos personales, ganancias esperadas. Es de pago y se descuenta del presupuesto si usted lo firma en un plazo de 30 días.

Usted quiere probar un agente de IA. Queda la verdadera pregunta: ¿con qué? Un agente de IA es un programa que lee sus correos, sus facturas o sus archivos y prepara una acción: un borrador, una clasificación, un recordatorio de pago. Al principio, somete cada acción a su equipo. Bien elegido, el primer agente da confianza para lo que viene después. Así lo elegimos con usted.

Cinco criterios de un buen primer proceso

1. Un volumen repetitivo. La misma tarea vuelve cada día o cada semana: reclamar facturas vencidas, clasificar un buzón compartido, archivar documentos contables. Cuantos más casos hay, antes se sabe si el agente lo hace bien.
2. Reglas que se pueden escribir. Si puede explicar la tarea a un empleado nuevo en una página, es buena señal: un agente probablemente podrá seguirla. Esas reglas se convierten en su ficha de funciones, con sus «casos de parada»: las situaciones en las que se detiene y le cede el control en lugar de adivinar.
3. Errores subsanables. Empiece donde un error cueste una corrección, no un cliente. Un borrador de recordatorio de pago mal redactado se corrige antes del envío. Un requerimiento formal de pago enviado por error, no.
4. Datos accesibles. La información está en un programa: correo, facturación, banca en línea. Estos programas suelen tener una interfaz de programación o «API»: una puerta de entrada prevista por el editor para que otro programa lea o escriba datos. Si la información solo existe en papeles que nunca se han digitalizado o en la cabeza de una sola persona, el agente no puede leerla.
5. Una ganancia medible. Usted sabe cuánto tiempo lleva hoy la tarea, o ya sigue un indicador: plazo medio de pago, plazo de primera respuesta a un cliente. Sin punto de partida, es imposible decir si el agente ayuda.

Los cuatro agentes tipo de nuestro catálogo se dirigen a trabajos de este tipo: recordatorios de pago y facturas, correos y soporte, presupuestos y clientes potenciales, documentos contables.

Los malos candidatos: decisiones poco frecuentes, delicadas o sin regla escrita

Algunos trabajos esperan, aunque lleven tiempo.

• Las decisiones poco frecuentes. Elegir un proveedor estratégico, revisar sus tarifas una vez al año: hay demasiados pocos casos para escribir reglas y medir.
• Las situaciones delicadas. Un litigio, una reclamación grave, un dato de salud, una persona que pide ejercer sus derechos sobre sus datos. Las fichas de nuestros agentes clasifican estas situaciones como casos de parada: prevén que el agente que detecte una la señale a una persona y no la trate.
• El trabajo «a ojo». Cuando la respuesta es «depende, lo noto», la regla aún no está escrita. Podemos escribirla juntos, pero no es la mejor primera tarea.

Nuestro método prevé que algunas acciones sigan siendo siempre validadas por una persona, sea cual sea el agente: un pago, el envío a un tercero de un documento que le compromete, la supresión de datos. El agente las prepara y su equipo decide.

Hacer el inventario: herramientas, versiones, volúmenes, datos personales

Antes de elegir, miramos lo que existe.

• ¿Qué herramientas y en qué versión? La versión importa, porque los editores hacen evolucionar sus interfaces. Por ejemplo, la documentación de Odoo 19, un programa de gestión, anuncia que sus antiguas interfaces XML-RPC y JSON-RPC está previsto retirarlas en Odoo 22, esperado para el otoño de 2028. Un agente conectado a esas antiguas puertas dejaría de funcionar al pasar a Odoo 22. En nuestro caso, cada conector (la conexión entre el agente y un programa) fijará la versión de interfaz que utiliza, y toda actualización pasará por una nueva prueba breve.
• ¿Qué volúmenes? Cuántas facturas, correos o presupuestos al mes, y cuántos minutos para cada uno.
• ¿Qué datos personales? Nombres, direcciones, contenido de mensajes, notas de gastos de los empleados. El Reglamento general de protección de datos (RGPD), el texto europeo que regula el uso de los datos personales, prevé un registro de actividades de tratamiento: la lista escrita de lo que la empresa hace con esos datos. Dispensa de él a las empresas de menos de 250 empleados, salvo en ciertos casos, entre ellos el tratamiento que «no sea ocasional» (artículo 30, apartado 5). La CNIL, la autoridad francesa de protección de datos, cita como ejemplos la gestión de nóminas y la gestión de clientes, clientes potenciales y proveedores. Un agente de recordatorios de pago o de soporte afecta precisamente a la gestión de clientes. En caso de duda, la CNIL recomienda inscribir el tratamiento en el registro: es la conducta más prudente, que conviene comprobar con su asesor. Y si un proveedor trata esos datos por cuenta de usted (el RGPD lo llama «encargado del tratamiento»), un contrato debe fijar el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos y las categorías de personas afectadas (artículo 28, apartado 3).

La auditoría: qué contiene y por qué se descuenta del presupuesto

En Kendu Intelligence, la auditoría es el primer paso de toda puesta en marcha. Es un trabajo breve y de pago, con presupuesto. Examinamos sus herramientas, su forma de trabajar, sus volúmenes y sus datos personales. De ahí sacamos un informe de una página, los agentes del catálogo que seleccionamos para usted y un presupuesto, con el número estimado de días.

Si usted firma, el precio de la auditoría se descuenta del presupuesto. No paga dos veces por el mismo trabajo: la auditoría pasa a ser la primera parte de la puesta en marcha.

¿Por qué cobrarla? Varias agencias ofrecen una primera auditoría o un diagnóstico gratuito, de 20 a 45 minutos según sus páginas consultadas en octubre de 2026. Es útil para conocerse. Pero elegir bien el primer proceso exige abrir sus herramientas y contar sus volúmenes. Ese trabajo tiene valor en sí mismo: desemboca en una página clara sobre lo que merece la pena encomendar a un agente. Los precios de auditoría observados en el mercado se detallan en nuestro artículo sobre precios.

En Francia, el Estado ofrece también un programa más largo: el Diagnostic Data IA del plan nacional Osez l'IA, ejecutado por cuenta del Estado por Bpifrance Conseil. Según el sitio oficial entreprises.gouv.fr (página actualizada el 28 de septiembre de 2026), es un servicio de 8 jornadas-persona, es decir, 8 jornadas de trabajo en total. Cuesta 10 000 euros sin IVA, de los cuales el 40 % corre a cargo del plan de inversión France 2030. Está dirigido a pymes y ETI (empresas de tamaño intermedio) de 10 a 2000 empleados, inscritas en Francia en el registro mercantil. Entrega un diagnóstico de la situación, casos de uso concretos de la IA y su clasificación por prioridad. Si ya ha hecho uno, sus prioridades son un buen punto de partida para elegir el primer proceso. Las condiciones pueden cambiar: compruébelas en la página oficial antes de lanzarse.

Estimar la ganancia antes de empezar y luego medirla

Antes de empezar, un cálculo sencillo: el volumen mensual multiplicado por el tiempo dedicado a cada caso. Con cifras ilustrativas, 200 recordatorios de pago al mes a 6 minutos cada uno suponen 20 horas de trabajo. Ese es el tiempo en juego. Todavía no es una ganancia.

La ganancia real se mide durante la «prueba en sombra» (nivel 0). Las pruebas de aceptación son el periodo de prueba antes de la puesta en servicio. Dura unas semanas: el agente propone, su equipo hace el trabajo como de costumbre y se compara. Propuestas aceptadas tal cual, errores, tiempo ahorrado: estas mediciones deciden lo que sigue. El agente solo sube un nivel de autonomía con estas cifras y, como prevé nuestro método, con su acuerdo por escrito. En el nivel 1, su equipo valida cada acción antes de que salga. En el nivel 2, el agente actúa solo en los casos cubiertos por reglas y umbrales escritos; su equipo valida los demás y controla una muestra.

Después, la supervisión sigue los mismos indicadores. Ante un caso de parada, el agente se detiene y cede el control. Tras una alerta grave, puede bajar un nivel.

Ejemplo de informe de auditoría de una página

Escenario tipo, ficticio: una pyme de 30 empleados que vende material a profesionales y factura a 30 días.

Para ir más allá

• De la auditoría a la supervisión, paso a paso: nuestro método.
• Los cuatro agentes tipo: nuestros agentes.
• Adónde van sus datos: datos y seguridad.
• ¿Tiene un proceso en mente? Solicite una auditoría.