RGPD et agents IA : qui est responsable de quoi quand l'IA lit vos courriels et vos factures

En bref

• Votre entreprise reste responsable du traitement des données. Kendu Intelligence sera votre sous-traitant, et le RGPD impose alors un contrat écrit entre nous (article 28). Le fournisseur du modèle d'IA interviendra comme notre propre sous-traitant, sauf si le modèle passe par votre compte cloud.
• Nos règles communes limiteront chaque agent à l'accès minimal, en lecture seule quand le logiciel le permet. Chacune de ses actions sera inscrite dans un journal.
• Une personne demande par courriel l'accès à ses données ou leur effacement ? Notre agent des courriels, en préparation, ne répondra pas : il s'arrêtera et confiera la demande à quelqu'un de votre équipe.

Un agent IA qui trie vos courriels lit des noms, des adresses, parfois des sujets délicats. Un agent qui traite vos factures voit les coordonnées de vos contacts et, dans les notes de frais, des données de vos salariés. Le RGPD (règlement général sur la protection des données) n'interdit pas ces usages. Il demande des rôles clairs, un contrat et le moins de données possible.

Responsable du traitement, sous-traitant, sous-traitant ultérieur : qui est qui

• Le responsable du traitement est celui qui « détermine les finalités et les moyens du traitement » (article 4, point 7). Les finalités sont le « pourquoi », les moyens le « comment ». C'est votre entreprise : vous décidez pourquoi l'agent lit vos courriels (les trier, préparer une réponse) et ce qu'il a le droit d'en faire.
• Le sous-traitant traite les données « pour le compte du responsable du traitement » (article 4, point 8). C'est nous, quand nous installerons et superviserons vos agents.
• Le sous-traitant ultérieur est le prestataire que le sous-traitant fait intervenir à son tour. Le règlement parle d'« autre sous-traitant » (article 28 §2 et §4). Ici, c'est notamment le fournisseur du modèle d'IA, c'est-à-dire le programme qui lit le texte et rédige une proposition.

À noter : un sous-traitant qui fixerait lui-même les finalités et les moyens, en violation du règlement, serait considéré comme responsable de ce traitement (article 28 §10).

Exception : le modèle peut passer par votre propre compte chez un fournisseur de cloud, c'est-à-dire un hébergeur en ligne comme Google Cloud ou Amazon Web Services. Ce sont alors les conditions de cette plateforme qui s'appliquent (aide Anthropic), dans le cadre de votre contrat avec elle. Google Cloud et Amazon Web Services, par exemple, s'y déclarent sous-traitants de leur client (Google Cloud, article 4.1 ; Amazon Web Services, article 1.1). La répartition exacte des rôles entre vous, nous et la plateforme dépend du montage : à vérifier avec votre conseil.

Le contrat de sous-traitance (article 28) : ce qu'il doit contenir

Vous ne devez faire appel qu'à un sous-traitant qui présente des « garanties suffisantes » (article 28 §1). Le contrat écrit fixe l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, les types de données et les catégories de personnes concernées (article 28 §3). Il prévoit aussi que le sous-traitant :

• ne traite les données que sur vos instructions documentées, y compris pour un transfert hors de l'Union européenne ;
• garantit la confidentialité des personnes qui y ont accès ;
• assure la sécurité des données (article 32) ;
• ne fait intervenir un autre sous-traitant qu'avec votre autorisation écrite, et lui impose les mêmes obligations ;
• vous aide à répondre aux demandes des personnes sur leurs données ;
• vous aide à respecter vos obligations de sécurité, de signalement des fuites de données et d'analyse d'impact (articles 32 à 36) ;
• supprime vos données ou vous les rend à la fin de la prestation, selon votre choix, sauf si la loi impose de les conserver ;
• vous donne de quoi vérifier tout cela, audits compris.

Votre autorisation écrite d'un sous-traitant ultérieur peut être spécifique ou générale. Si elle est générale, vous êtes informé de tout changement prévu et pouvez vous y opposer (article 28 §2). Le sous-traitant initial reste pleinement responsable envers vous si son propre sous-traitant manque à ses obligations (article 28 §4).

Côté modèle, prenons Anthropic, qui fournit les modèles Claude. Son accord de traitement des données (version en vigueur depuis le 24 février 2025) fait partie de ses conditions commerciales, celles de l'API et des offres pour les entreprises. Anthropic s'y engage comme sous-traitant de son client (clause B.1). Il prévient avant d'ajouter un sous-traitant. Le client dispose alors de quinze jours pour s'y opposer, pour un motif raisonnable lié à la protection des données ou à la sécurité ; sans opposition, le changement est réputé accepté (clause C.3). Si le modèle passe par une plateforme tierce, ce sont les conditions de cette plateforme qui s'appliquent (aide Anthropic).

Minimiser : chaque agent n'accède qu'à ce dont il a besoin

Le règlement demande des données « limitées à ce qui est nécessaire » (article 5 §1 c). Nos règles communes à tous les agents le traduisent ainsi :

• Le minimum de droits pour chaque connecteur. Le connecteur est le petit programme qui reliera l'agent à votre messagerie, votre banque ou votre facturation. Son accès sera le plus réduit possible, en lecture seule quand le logiciel le permet. L'agent des pièces comptables, par exemple, lira vos opérations bancaires pour les rapprocher des justificatifs ; il ne paiera jamais.
• Rien au-delà de la spec, la fiche que vous validez avant toute construction : aucune donnée personnelle n'ira ailleurs que là où elle le prévoit.
• Pas de copie inutile. L'agent des courriels ne gardera pas le contenu des messages en dehors de la fiche de suivi de chaque demande.
• Un journal de chaque action. Il notera ce que l'agent a lu, ce qu'il a proposé, qui a validé, quand, et avec quelle version de l'agent.
• Le moins possible chez nous. Quand l'agent tournera chez vous, seuls les indicateurs et les alertes remonteront à notre outil de supervision, en préparation.

Par exemple, une PME de 30 salariés veut un agent qui prépare ses relances d'impayés. Il lui faut les factures, les échéances, les paiements reçus et le contact à relancer. Il n'a besoin ni de toute la boîte mail du service comptable, ni des données bancaires de ses clients au-delà du rapprochement entre paiements et factures.

Transferts hors UE : la question du modèle d'IA

Pour préparer un brouillon, l'agent envoie au modèle le texte à lire. Où ce modèle travaille-t-il ? Le RGPD encadre tout transfert de données vers un pays hors de l'Union européenne (chapitre V). Deux voies sont courantes :

• une décision d'adéquation : la Commission européenne constate qu'un pays « assure un niveau de protection adéquat » (article 45) ;
• des garanties appropriées, par exemple les clauses types de protection des données, des contrats types adoptés par la Commission (article 46).

L'accord d'Anthropic intègre ces clauses types, dans la mesure où la loi l'exige (clause I.1).

L'API directe d'Anthropic propose aujourd'hui deux réglages pour le lieu de calcul : « global », où le calcul peut se faire dans n'importe quelle zone disponible, ou « us », aux États-Unis seulement. Les données qu'Anthropic stocke pour votre espace de travail le sont aux États-Unis seulement. Sur Amazon Bedrock et Google Cloud, la région de calcul dépend du point d'accès choisi (documentation Anthropic, consultée le 13 octobre 2026). C'est pourquoi le lieu où tourneront vos agents et la voie par laquelle passera le modèle se décident avec vous. Les options sont détaillées sur la page Données et sécurité.

Registre, analyse d'impact et droits des personnes : l'agent s'arrête et passe la main

Le registre des traitements est la liste écrite de vos usages de données. Pour chaque traitement, il indique notamment les finalités, les catégories de personnes et de données, les destinataires, les transferts hors UE, les délais d'effacement et les mesures de sécurité (article 30 §1). Nous rédigerons ces lignes avec vous dès la spec de chaque agent. Le sous-traitant tient lui aussi un registre des traitements qu'il effectue pour ses clients (article 30 §2).

Une dispense existe pour les organisations de moins de 250 employés. Elle ne joue pas si le traitement n'est pas occasionnel, s'il comporte un risque pour les personnes ou s'il touche des données sensibles ou pénales (article 30 §5). Un agent qui lit vos courriels chaque jour peut difficilement passer pour occasionnel : dans le doute, tenez le registre.

Cette dispense pourrait changer. En juin 2026, les négociateurs du Parlement européen et du Conseil se sont accordés sur une nouvelle rédaction de l'article 30 §5 (texte de compromis transmis par le Conseil). La dispense viserait les organisations de moins de 1 000 salariés, sauf notamment pour un traitement susceptible d'engendrer un risque élevé pour les personnes. Au 13 octobre 2026, ce texte n'est pas adopté : le vote du Parlement en séance plénière est prévu, à titre indicatif, le 23 novembre 2026 (fiche de procédure). Seule comptera la rédaction publiée au Journal officiel de l'UE.

Autre question à trancher pour chaque agent avant sa mise en service : l'analyse d'impact. C'est une étude écrite des risques du traitement et des protections prévues. Elle est obligatoire « avant le traitement » quand celui-ci est « susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques » (article 35 §1). Comme sous-traitant, nous devons vous aider à la mener (article 28 §3 f).

Toute personne peut demander l'accès à ses données, leur rectification, leur effacement, ou s'opposer à leur usage (articles 15, 16, 17 et 21). Vous devez l'informer des suites données dans un délai d'un mois. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, « compte tenu de la complexité et du nombre de demandes », à condition de prévenir la personne dans le premier mois en expliquant pourquoi (article 12 §3). Une telle demande peut arriver par courriel. C'est un cas d'arrêt écrit dans la fiche de notre agent des courriels, en préparation : il ne répondra pas, il signalera la demande et la confiera à la personne désignée chez vous. Et dans notre méthode, une suppression de données est toujours validée par un humain avant d'être faite, quel que soit le degré d'autonomie de l'agent.

Contacts commerciaux : base légale et durées de conservation

La spec de l'agent des devis et prospects écrira la base légale, c'est-à-dire la raison qui autorise le traitement, et la durée de conservation des coordonnées qu'il manipule.

• Base légale. En France, selon la CNIL, l'intérêt légitime (article 6 §1 f) peut fonder la prospection par courriel vers des professionnels, notamment quand le message concerne leur métier. Condition : les informer et leur permettre de s'opposer simplement et gratuitement, dès la collecte puis dans chaque message. Après une opposition, les données ne servent plus à la prospection (article 21 §3).
• Règles par pays. En Espagne, un courriel commercial est interdit s'il n'a pas été demandé ou expressément autorisé au préalable par le destinataire (LSSI, article 21), y compris quand ce destinataire est une entreprise (annexe, point d). Exception : un client existant, dont les coordonnées ont été obtenues licitement, pour des produits ou services similaires à ceux qu'il a achetés, avec un moyen simple et gratuit de s'opposer. En Belgique, l'envoi sans accord préalable vers une entreprise est admis si l'adresse est impersonnelle, du type info@ (arrêté royal du 4 avril 2003, article 1er). Selon le rapport au Roi qui accompagne ce texte, une adresse nominative d'employé est traitée comme celle d'une personne. La spec fixera donc la règle du pays du destinataire.
• Durées pour la prospection (repères de la CNIL en France, non contraignants). Pour un prospect, trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant de lui, par exemple un clic sur un lien dans un courriel. Pour un client, la durée de la relation commerciale, puis trois ans à compter de sa fin. S'en écarter reste possible, en le justifiant.

Cet article ne remplace pas l'avis de votre délégué à la protection des données ou d'un avocat.

Pour aller plus loin

• Données et sécurité : où tournent vos agents et qui voit quoi.
• Notre méthode : la spec que vous validez et les paliers d'autonomie de 0 à 3.
• L'audit : vos outils et les données personnelles en jeu, recensés avant tout agent. À 490 € HT, déduit du devis des agents si vous le signez dans les 30 jours.