RGPD y agentes de IA: quién es responsable de qué cuando la IA lee sus correos y sus facturas

En resumen

• Su empresa sigue siendo la responsable del tratamiento de los datos. Kendu Intelligence será su encargado del tratamiento, y el RGPD exige entonces un contrato escrito entre nosotros (artículo 28). El proveedor del modelo de IA intervendrá como nuestro propio subencargado, salvo que el modelo pase por su cuenta en la nube.
• Nuestras normas comunes limitarán cada agente al acceso mínimo, de solo lectura cuando el software lo permita. Cada una de sus acciones quedará anotada en un registro.
• ¿Una persona pide por correo el acceso a sus datos o su supresión? Nuestro agente de Correos y soporte, en preparación, no responderá: se detendrá y confiará la solicitud a alguien de su equipo.

Un agente de IA que clasifica sus correos lee nombres, direcciones y, a veces, asuntos delicados. Un agente que trata sus facturas ve los datos de sus contactos y, en las notas de gastos, datos de sus empleados. El RGPD (Reglamento general de protección de datos) no prohíbe estos usos. Pide papeles claros, un contrato y los mínimos datos posibles.

Responsable del tratamiento, encargado del tratamiento, subencargado: quién es quién

• El responsable del tratamiento es quien «determine los fines y medios del tratamiento» (artículo 4, punto 7). Los fines son el «porqué»; los medios, el «cómo». Es su empresa: usted decide por qué el agente lee sus correos (clasificarlos, preparar una respuesta) y qué puede hacer con ellos.
• El encargado del tratamiento trata los datos «por cuenta del responsable del tratamiento» (artículo 4, punto 8). Somos nosotros, cuando instalemos y supervisemos sus agentes.
• El subencargado del tratamiento es el prestador al que el encargado recurre a su vez. El Reglamento habla de «otro encargado» (artículo 28, apartados 2 y 4). Aquí es, en particular, el proveedor del modelo de IA, es decir, el programa que lee el texto y redacta una propuesta.

Conviene saber que un encargado que fijara por sí mismo los fines y los medios, infringiendo el Reglamento, sería considerado responsable de ese tratamiento (artículo 28, apartado 10).

Excepción: el modelo puede pasar por su propia cuenta con un proveedor de nube, es decir, un alojamiento en línea como Google Cloud o Amazon Web Services. Se aplican entonces las condiciones de esa plataforma (ayuda de Anthropic), en el marco de su contrato con ella. Google Cloud y Amazon Web Services, por ejemplo, se declaran encargados del tratamiento de su cliente (Google Cloud, artículo 4.1; Amazon Web Services, artículo 1.1). El reparto exacto de papeles entre usted, nosotros y la plataforma depende del montaje: conviene comprobarlo con su asesor.

El contrato de encargo del tratamiento (artículo 28): qué debe contener

Solo debe recurrir a un encargado que ofrezca «garantías suficientes» (artículo 28, apartado 1). El contrato escrito fija el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, los tipos de datos y las categorías de personas afectadas (artículo 28, apartado 3). Prevé también que el encargado:

• solo trate los datos siguiendo sus instrucciones documentadas, también para una transferencia fuera de la Unión Europea;
• garantice la confidencialidad de las personas que tienen acceso a ellos;
• garantice la seguridad de los datos (artículo 32);
• solo recurra a otro encargado con su autorización escrita, e imponga a este las mismas obligaciones;
• le ayude a responder a las solicitudes de las personas sobre sus datos;
• le ayude a cumplir sus obligaciones de seguridad, de notificación de violaciones de la seguridad de los datos y de evaluación de impacto (artículos 32 a 36);
• suprima sus datos o se los devuelva al terminar la prestación, según lo que usted elija, salvo que la ley exija conservarlos;
• le facilite lo necesario para comprobar todo esto, auditorías incluidas.

Su autorización escrita para un subencargado puede ser específica o general. Si es general, se le informa de cualquier cambio previsto y puede oponerse (artículo 28, apartado 2). El encargado inicial sigue siendo plenamente responsable ante usted si su propio encargado incumple sus obligaciones (artículo 28, apartado 4).

En cuanto al modelo, tomemos Anthropic, que suministra los modelos Claude. Su acuerdo de tratamiento de datos (versión vigente desde el 24 de febrero de 2025) forma parte de sus condiciones comerciales, las de la API y las de las ofertas para empresas. Anthropic se compromete en él como encargado del tratamiento de su cliente (cláusula B.1). Avisa antes de añadir un subencargado. El cliente dispone entonces de quince días para oponerse, por un motivo razonable relacionado con la protección de datos o la seguridad; si no hay oposición, el cambio se considera aceptado (cláusula C.3). Si el modelo pasa por una plataforma de terceros, se aplican las condiciones de esa plataforma (ayuda de Anthropic).

Minimizar: cada agente accede solo a lo que necesita

El Reglamento pide datos «limitados a lo necesario» (artículo 5, apartado 1, letra c). Nuestras normas comunes a todos los agentes lo concretan así:

• El mínimo de permisos para cada conector. El conector es el pequeño programa que conectará al agente con su correo, su banco o su facturación. Su acceso será lo más reducido posible, de solo lectura cuando el software lo permita. El agente de Documentos contables, por ejemplo, leerá sus movimientos bancarios para cotejarlos con los justificantes; nunca pagará.
• Nada más allá de la especificación, la ficha que usted valida antes de toda construcción: ningún dato personal irá a otro lugar que no sea el que ella prevé.
• Ninguna copia innecesaria. El agente de correos no conservará el contenido de los mensajes fuera de la ficha de seguimiento de cada solicitud.
• Un registro de cada acción. Anotará lo que el agente ha leído, lo que ha propuesto, quién ha validado, cuándo y con qué versión del agente.
• Lo mínimo posible en nuestros sistemas. Cuando el agente funcione en su entorno, solo los indicadores y las alertas subirán a nuestra herramienta de supervisión, en preparación.

Por ejemplo, una pyme de 30 empleados quiere un agente que prepare sus recordatorios de impagados. Necesita las facturas, los vencimientos, los pagos recibidos y el contacto al que reclamar. No necesita ni todo el buzón de correo del departamento de contabilidad ni los datos bancarios de sus clientes más allá del cotejo entre pagos y facturas.

Transferencias fuera de la UE: la cuestión del modelo de IA

Para preparar un borrador, el agente envía al modelo el texto que debe leer. ¿Dónde trabaja ese modelo? El RGPD regula toda transferencia de datos a un país fuera de la Unión Europea (capítulo V). Dos vías son habituales:

• una decisión de adecuación: la Comisión Europea constata que un país «garantiza un nivel de protección adecuado» (artículo 45);
• garantías adecuadas, por ejemplo las cláusulas tipo de protección de datos, contratos tipo adoptados por la Comisión (artículo 46).

El acuerdo de Anthropic incorpora esas cláusulas tipo, en la medida en que la ley lo exige (cláusula I.1).

La API directa de Anthropic ofrece hoy dos ajustes para el lugar de cálculo: «global», donde el cálculo puede hacerse en cualquier zona disponible, o «us», solo en Estados Unidos. Los datos que Anthropic almacena para su espacio de trabajo se almacenan solo en Estados Unidos. En Amazon Bedrock y Google Cloud, la región de cálculo depende del punto de acceso elegido (documentación de Anthropic, consultada el 13 de octubre de 2026). Por eso el lugar donde funcionarán sus agentes y la vía por la que pasará el modelo se deciden con usted. Las opciones se detallan en la página Datos y seguridad.

Registro, evaluación de impacto y derechos de las personas: el agente se detiene y cede el paso

El registro de actividades de tratamiento es la lista escrita de sus usos de datos. Para cada tratamiento, indica en particular los fines, las categorías de personas y de datos, los destinatarios, las transferencias fuera de la UE, los plazos de supresión y las medidas de seguridad (artículo 30, apartado 1). Redactaremos estas líneas con usted desde la especificación de cada agente. El encargado del tratamiento lleva también un registro de los tratamientos que efectúa para sus clientes (artículo 30, apartado 2).

Existe una dispensa para las organizaciones de menos de 250 empleados. No se aplica si el tratamiento no es ocasional, si entraña un riesgo para las personas o si afecta a datos sensibles o penales (artículo 30, apartado 5). Un agente que lee sus correos cada día difícilmente puede pasar por ocasional: en caso de duda, lleve el registro.

Esta dispensa podría cambiar. En junio de 2026, los negociadores del Parlamento Europeo y del Consejo se pusieron de acuerdo sobre una nueva redacción del artículo 30, apartado 5 (texto de compromiso transmitido por el Consejo). La dispensa se aplicaría a las organizaciones de menos de 1000 empleados, salvo, en particular, para un tratamiento que pueda entrañar un alto riesgo para las personas. A 13 de octubre de 2026, este texto no está adoptado: la votación del Parlamento en sesión plenaria está prevista, a título indicativo, para el 23 de noviembre de 2026 (ficha de procedimiento). Solo contará la redacción publicada en el Diario Oficial de la UE.

Otra cuestión que hay que resolver para cada agente antes de su puesta en servicio: la evaluación de impacto. Es un estudio escrito de los riesgos del tratamiento y de las protecciones previstas. Es obligatoria «antes del tratamiento» cuando este «entrañe un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas» (artículo 35, apartado 1). Como encargado del tratamiento, debemos ayudarle a realizarla (artículo 28, apartado 3, letra f).

Toda persona puede pedir el acceso a sus datos, su rectificación, su supresión, u oponerse a su uso (artículos 15, 16, 17 y 21). Usted debe informarla de las medidas adoptadas en el plazo de un mes. Si es necesario, este plazo puede prorrogarse dos meses, «teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes», siempre que avise a la persona dentro del primer mes y le explique el motivo (artículo 12, apartado 3). Una solicitud así puede llegar por correo. Es un caso de parada escrito en la ficha de funciones de nuestro agente de correos, en preparación: no responderá, señalará la solicitud y la confiará a la persona designada en su empresa. Y en nuestro método, una supresión de datos siempre la valida una persona antes de hacerse, sea cual sea el nivel de autonomía del agente.

Contactos comerciales: base jurídica y plazos de conservación

La especificación del agente de Presupuestos y clientes potenciales escribirá la base jurídica, es decir, la razón que autoriza el tratamiento, y el plazo de conservación de los datos de contacto que maneja.

• Base jurídica. En Francia, según la CNIL, el interés legítimo (artículo 6, apartado 1, letra f) puede fundamentar la prospección por correo electrónico dirigida a profesionales, sobre todo cuando el mensaje se refiere a su profesión. Condición: informarles y permitirles oponerse de forma sencilla y gratuita, desde la recogida de los datos y luego en cada mensaje. Tras una oposición, los datos ya no se utilizan para la prospección (artículo 21, apartado 3).
• Normas por país. En España, un correo comercial está prohibido si el destinatario no lo ha solicitado o autorizado expresamente de antemano (LSSI, artículo 21), incluso cuando ese destinatario es una empresa (anexo, letra d). Excepción: un cliente existente, cuyos datos de contacto se hayan obtenido lícitamente, para productos o servicios similares a los que ha comprado, con un medio sencillo y gratuito para oponerse. En Bélgica, el envío sin acuerdo previo a una empresa se admite si la dirección es impersonal, del tipo info@ (real decreto del 4 de abril de 2003, artículo 1). Según el informe al Rey que acompaña a este texto, una dirección nominativa de un empleado se trata como la de una persona. La especificación fijará, por tanto, la norma del país del destinatario.
• Plazos para la prospección (referencias de la CNIL en Francia, no vinculantes). Para un cliente potencial, tres años desde la recogida de los datos o desde el último contacto procedente de él, por ejemplo un clic en un enlace de un correo. Para un cliente, la duración de la relación comercial y, después, tres años desde su fin. Apartarse de ello sigue siendo posible, si se justifica.

Este artículo no sustituye el dictamen de su delegado de protección de datos ni el de un abogado.

Para ir más allá

• Datos y seguridad: dónde funcionan sus agentes y quién ve qué.
• Nuestro método: la especificación que usted valida y los niveles de autonomía del 0 al 3.
• La auditoría: sus herramientas y los datos personales en juego, inventariados antes de cualquier agente. Cuesta 490 € sin IVA y se descuenta del presupuesto de los agentes si lo firma en los 30 días siguientes.