En resumen
- El artículo 4 del Reglamento europeo de IA se aplica desde el 2 de febrero de 2025. Reescrito en julio de 2026, le pide que adopte medidas «para apoyar la promoción de la alfabetización en materia de IA» de sus equipos, sin garantizar un nivel concreto.
- Por regla general, una empresa que utiliza una herramienta de IA en el trabajo está afectada, incluso para redactar un anuncio o traducir un texto.
- El Reglamento no fija ningún importe de multa para esta obligación: cada país establece sus propias normas. Formar sigue siendo útil: la falta de conocimientos especializados es la razón más citada por las empresas europeas que se han planteado utilizar la IA sin llegar a hacerlo (Eurostat, 2025).
«¿Es obligatoria la formación en IA para nuestros empleados?» Respuesta corta: usted debe actuar. Pero, según la Comisión Europea, no se impone ninguna formación tipo y no se exige ningún certificado.
Lo que decía el artículo 4 antes de julio de 2026 y lo que ha cambiado
El Reglamento (UE) 2024/1689, a menudo llamado «AI Act», regula la inteligencia artificial en la Unión Europea. Su artículo 4 trata de la «alfabetización en materia de IA». Se aplica desde el 2 de febrero de 2025, según la Comisión Europea.
El texto original pedía a las empresas que adoptaran medidas para garantizar, según la Comisión, un nivel «suficiente» de alfabetización en materia de IA de su personal. Quedaba una pregunta abierta: ¿quién decide que un nivel es suficiente?
El Reglamento (UE) 2026/1744 ha reescrito este artículo. Es un reglamento «ómnibus»: un texto que modifica varias leyes de una sola vez, aquí para simplificar la aplicación de las normas sobre IA. Está en vigor desde el 27 de julio de 2026, según la Comisión. En sus preguntas frecuentes, precisa que ya no se exige ningún nivel concreto, ni «suficiente».
En su versión consolidada (el texto original con sus modificaciones integradas), el artículo 4 establece ahora que:
- los proveedores y los responsables del despliegue de sistemas de IA «adoptan medidas para favorecer el desarrollo de la alfabetización en materia de IA» de su personal y de las demás personas que utilizan esos sistemas por cuenta de ellos;
- esas medidas tienen en cuenta «sus conocimientos técnicos, su experiencia, su educación y su formación», el contexto de uso y las personas afectadas por el sistema;
- «Esta obligación no obliga a los proveedores ni a los responsables del despliegue a garantizar un nivel específico» de alfabetización en materia de IA para una persona determinada.
En claro: el texto le pide que adopte medidas adecuadas, no que alcance un nivel concreto. Para aplicarlo a su caso, consúltelo con su asesor. El mismo artículo pide también a la Comisión y a los Estados miembros que apoyen a las empresas, «en particular a las pymes».
El Reglamento define la «alfabetización en materia de IA» (artículo 3, punto 56) como «las capacidades, los conocimientos y la comprensión» que permiten utilizar la IA con conocimiento de causa y valorar sus oportunidades, sus riesgos y los posibles perjuicios.
A quién afecta: por regla general, a toda empresa que utiliza una herramienta de IA
El Reglamento distingue entre el proveedor, que desarrolla un sistema de IA y lo comercializa con su propio nombre o marca, y el responsable del despliegue. El responsable del despliegue es una persona u organización que utiliza un sistema de IA «bajo su propia autoridad», «salvo cuando su uso se enmarque en una actividad personal de carácter no profesional» (artículo 3, punto 4).
Una pyme que utiliza un asistente conversacional, una herramienta de traducción automática o un agente de IA (un programa que encadena tareas a partir de instrucciones) es, por tanto, por regla general, un responsable del despliegue. La Comisión lo confirma en sus preguntas frecuentes: está afectada una empresa cuyos empleados utilizan ChatGPT para redactar anuncios o traducir textos. Sus equipos deben estar informados de los riesgos propios de estas herramientas, por ejemplo las «alucinaciones» (respuestas inventadas pero presentadas con aplomo).
Según la Comisión, además:
- la obligación abarca también a personas que no son empleados pero actúan en el marco de su organización, como un proveedor de servicios;
- no se impone ninguna estructura particular: ni comité específico, ni «responsable de IA» obligatorio;
- si utiliza un sistema clasificado como «de alto riesgo», sigue vigente una obligación distinta: formar a las personas encargadas de supervisarlo.
Las sanciones: regímenes nacionales, ningún importe europeo
El Reglamento de IA fija límites máximos de multa para determinadas infracciones (artículo 99, apartados 3 a 5). El artículo 4 no figura entre ellas.
En lo demás, se aplica el artículo 99, apartado 1: «los Estados miembros determinan el régimen de sanciones». Esas sanciones deben ser «efectivas, proporcionadas y disuasorias». Los Estados tienen en cuenta también «los intereses de las pymes» y su viabilidad económica.
El control corresponde a las autoridades nacionales de vigilancia del mercado (las administraciones encargadas de comprobar la aplicación del Reglamento). Según la Comisión, controlan desde agosto de 2026, y toda sanción debe ser proporcionada y tener en cuenta el caso concreto.
El importe, en su caso, depende por tanto de la ley de su país: conviene comprobarlo con su asesor. Si alguien le anuncia una multa europea cifrada por «falta de formación en IA», pídale el artículo exacto.
Por qué formar de todos modos: la falta de conocimientos especializados, primer freno citado
La mejor razón para formar es práctica.
Eurostat, la oficina estadística de la Unión, encuestó en 2025 a empresas europeas de 10 o más personas. Entre las que se habían planteado utilizar la IA sin llegar a hacerlo, las tres razones más citadas (se admitían varias respuestas) son:
- la falta de conocimientos especializados: 70,89 %, es decir, casi el 71 %;
- la falta de claridad sobre las consecuencias jurídicas: 52,52 %;
- el temor a infringir la protección de datos y de la vida privada: 48,83 %.
El freno más citado es, por tanto, la competencia, por delante del derecho y de los datos. Un equipo que sabe qué hace bien una herramienta, dónde se equivoca y qué no debe introducirse nunca en ella la utiliza mejor y con menos riesgos.
Es todavía más cierto con un agente de IA. En Kendu Intelligence, en los primeros niveles de autonomía, el agente prepara y el equipo valida cada acción. Esa validación solo vale si la persona sabe leer la propuesta, detectar un error y corregirlo. De lo contrario, validar se convierte en un clic por costumbre. La Comisión lo dice a su manera: en muchos casos, limitarse al manual de instrucciones de la herramienta, o pedir al personal que lo lea, puede resultar ineficaz.
Un enfoque proporcionado: inventario, normas de uso, sesión corta, constancia por escrito
La Comisión lo escribe: no existe un enfoque único y no se impone ninguna formación obligatoria. Un enfoque sencillo y adaptado le ayuda a demostrar que ha adoptado medidas. Por ejemplo, una pyme de 30 empleados puede proceder así:
- Hacer el inventario. Haga una lista de las herramientas de IA utilizadas, incluidas las que los empleados han adoptado por su cuenta.
- Redactar unas normas de uso de una página. Herramientas autorizadas, datos que no deben introducirse nunca (datos personales de los clientes, información confidencial), revisión obligatoria antes de cualquier envío, persona a la que avisar en caso de duda.
- Organizar una sesión corta por grupo. Adáptela al oficio: la contabilidad no hace los mismos usos que el equipo comercial. Trabaje con casos reales anonimizados y muestre errores típicos.
- Dejar constancia. Anote la fecha, los participantes, el contenido y el material. La Comisión precisa que no hace falta ningún certificado: puede llevar un registro interno de las formaciones y de las demás acciones de acompañamiento.
- Mantenerlo al día. Vuelva a hacer balance con cada herramienta nueva.
La sesión de primeros pasos incluida en cada puesta en marcha de Kendu Intelligence
La sesión de primeros pasos del equipo estará incluida en cada puesta en marcha de agentes de IA por parte de Kendu Intelligence. Será una sesión corta en la que sus colaboradores aprenderán a:
- leer las propuestas del agente;
- validar, corregir o rechazar una acción;
- señalar un problema o una duda.
El objetivo: que su equipo sepa validar por sí solo el trabajo del agente.
Esta sesión de primeros pasos forma parte de nuestro método. La autonomía de cada agente progresa por niveles, del 0 al 3. En el nivel 0, el agente propone sin actuar y el equipo hace el trabajo él mismo: se comparan ambos resultados y el equipo practica antes de que el agente actúe. El agente solo sube de nivel a la vista de las mediciones (tasa de acuerdo, errores) y con su acuerdo por escrito. Baja un nivel tras una alerta grave. Algunas acciones, como un pago, nunca superan el nivel 1, en el que una persona valida cada acción. En los casos de parada escritos en su ficha de funciones, el agente se detiene y le cede el control en lugar de adivinar.
Recuerde anotar esta sesión en su registro interno: puede formar parte de las medidas que adopte en virtud del artículo 4.
Para ir más allá, hay otras formaciones en preparación; se ofrecerán con presupuesto.
Conviene saber: Kendu Intelligence no cuenta con la certificación Qualiopi, la certificación de calidad francesa de los organismos de formación. Desde el 1 de enero de 2022, un organismo de formación debe tenerla para beneficiarse de fondos públicos o mutualizados, abonados por financiadores como los OPCO (operadores de competencias, que ayudan a las empresas a financiar la formación de sus empleados), el Estado o las regiones. Por ahora, las formaciones que preparamos no pueden por tanto financiarse con esos fondos.
Fuentes (consultadas el 12 y el 13 de octubre de 2026)
- Artículos 3, 4 y 99 en la versión consolidada a 27 de julio de 2026: AI Act Service Desk, Comisión Europea
- Comisión Europea: preguntas y respuestas sobre la alfabetización en materia de IA y entrada en vigor del ómnibus
- Eurostat, uso de la IA en las empresas
- DREETS Normandie, Qualiopi
Textos oficiales: Reglamento (UE) 2024/1689 y Reglamento (UE) 2026/1744, en EUR-Lex.
Para ir más allá
- Nuestra formación: la sesión de primeros pasos incluida y las formaciones en preparación.
- Nuestro método: cómo pasa un agente de la propuesta a la autonomía, nivel a nivel.
- Solicitar una auditoría: un informe de una página sobre sus herramientas, sus procesos y los agentes útiles, con presupuesto.