Software a medida: ¿y si fuera usted quien propusiera el presupuesto?

En resumen

• Usted indica su presupuesto. Nosotros le mostramos una estimación de referencia, su método de cálculo y después dos o tres alcances compatibles.
• Existe un umbral mínimo, pero su importe nunca se muestra. Una sola contraoferta, sin subastas.
• El presupuesto es en firme y, por defecto, se paga en tres plazos, en las etapas del proyecto. Tras las pruebas de aceptación, se le propone un bonus de valor. Sigue siendo opcional.

¿Cuánto cuesta un software a medida? Para el gerente de una pyme, la respuesta habitual («depende») no ayuda a decidir. En Kendu Intelligence planteamos la pregunta al revés. Usted dice cuánto quiere invertir. Nosotros le mostramos lo que ese presupuesto permite construir y cómo lo calculamos.

No es un «pague lo que quiera». Así funciona.

Por qué el «pague lo que quiera» no sirve para un software a medida

Un experimento publicado en 2010 en la revista Science se llevó a cabo con 113 047 personas, en un gran parque de atracciones. Tras subir a una atracción parecida a una montaña rusa, se les ofrecía la foto de recuerdo tomada durante el recorrido.

• Con un precio fijo de 12,95 dólares, el 0,50 % de los participantes compraba la foto.
• Cuando cada uno pagaba lo que quería, la compraba el 8,39 %, pero por 0,92 dólares de media.
• Cuando, además, la mitad del pago iba a una asociación, la compraba el 4,49 %, por 5,33 dólares de media.

Para el parque, no fue un fracaso: según los autores, la versión con asociación fue incluso la más rentable. Pero la foto ya estaba hecha. Vender una foto más solo costaba su impresión. Un software a medida, en cambio, exige trabajo humano para cada cliente.

El caso de las cafeterías Panera Cares apunta en la misma dirección. La cadena Panera abrió cinco en Estados Unidos a partir de 2010, y en ellas cada cliente pagaba lo que deseaba. Según la agencia AP, la última, en Boston, iba a cerrar en febrero de 2019, y la empresa solo indicó que esas cafeterías ya no eran «viables».

Un estudio de laboratorio de Krämer, Schmidt, Spann y Stich (2017) compara dos fórmulas. El «pague lo que quiera» puede funcionar muy bien si el coste de cada venta adicional no es demasiado alto y si la fórmula aporta además un efecto publicitario. La fórmula «proponga su precio», en la que la oferta del cliente solo se acepta si supera un umbral fijado de antemano y que el vendedor mantiene en secreto, sigue siendo utilizable cuando ese coste es alto. Es el caso de un software a medida: cada proyecto moviliza tiempo humano, revisión y pruebas. Nuestro mecanismo se inspira en esta segunda fórmula.

Nuestra regla: el presupuesto fija el alcance, no al revés

El alcance es la lista de lo que hará el software. Lo habitual es partir del alcance para llegar a un precio. Nosotros partimos de su presupuesto para llegar a un alcance.

Ryan Singer, en Shape Up, su libro sobre el método de trabajo de Basecamp, llama «apetito» al tiempo que un equipo acepta dedicar a un proyecto. Escribe: «Las estimaciones parten de un diseño y llegan a una cifra. El apetito parte de una cifra y llega a un diseño» (traducción libre). Aplicamos la misma idea a su presupuesto.

Su presupuesto sigue siendo suyo. Lo que se ajusta es lo que construimos con él.

Una precisión: este mecanismo vale para un software encargado como tal. Un agente de IA es un ayudante automatizado que realiza tareas por usted. Las pequeñas herramientas que construimos para que funcione siguen incluidas en el presupuesto de su puesta en marcha.

Cómo funciona: su presupuesto, nuestra estimación de referencia, dos o tres alcances

1. Usted describe su necesidad e indica su presupuesto, sin IVA, en forma de importe o de horquilla.

2. Le damos una estimación de referencia. Es una horquilla, acompañada de su método: horas de trabajo humano, coste de la IA utilizada, revisión, pruebas, gestión de proyectos. Usted ve de dónde sale la cifra.

3. Proponemos dos o tres alcances compatibles con su presupuesto:

   • Esencial: lo mínimo útil;
   • Recomendado: lo que le aconsejamos;
   • Ampliado: si el presupuesto lo permite.

   Cada alcance indica las funciones incluidas, el plazo y lo que se deja para más adelante.

4. Una llamada de planteamiento confirma la necesidad antes de cualquier compromiso.

Veamos un escenario tipo, ficticio. Una pyme de 30 empleados gestiona sus planificaciones de intervenciones en hojas de cálculo y propone un presupuesto. El alcance Esencial cubre una planificación compartida y la entrada de datos desde el teléfono. El Recomendado añade alertas cuando dos intervenciones coinciden. El Ampliado añade un área donde sus propios clientes siguen sus intervenciones. El gerente elige sabiendo lo que obtiene y lo que aplaza.

El umbral mínimo y la contraoferta única: sin subastas

Para cada alcance, calculamos un umbral mínimo interno: el coste total estimado más un margen mínimo. Ese umbral nunca se muestra como un precio.

Se dan dos casos:

• su presupuesto alcanza el umbral mínimo: la propuesta es aceptable de inmediato, a reserva de la llamada de planteamiento;
• su presupuesto está por debajo del umbral mínimo del alcance útil más pequeño: hacemos una sola contraoferta (un alcance reducido o un importe mínimo). Si no basta, se lo decimos con franqueza y le orientamos hacia otra vía, por ejemplo una herramienta existente o una herramienta «no-code», que se configura sin programar.

Sin subastas: un mismo proyecto solo puede volver a proponerse a la baja una vez. Una negociación sin fin hace perder tiempo a todos. Y quien anuncia de entrada un presupuesto honesto no debe pagar más que quien regatea.

El umbral mínimo no está fijado para siempre. Se recalculará a partir de los costes reales de los proyectos entregados, y cada cambio de fórmula se fechará y se dejará constancia por escrito.

Presupuesto en firme, pago en tres plazos

El importe aceptado se convierte en un presupuesto en firme, firmado antes de cualquier trabajo. Para el alcance firmado, el precio no cambia. Preferimos fijar el precio juntos, por escrito, antes de empezar.

El pago se hace por defecto en tres plazos:

• a la firma del presupuesto;
• a la validación de la especificación (el documento que describe con precisión lo que hará el software) y de la primera demostración;
• en las pruebas de aceptación, es decir, cuando usted comprueba que el software entregado hace lo previsto.

La parte de cada plazo y el medio de pago se precisan en su presupuesto.

El bonus de valor tras las pruebas de aceptación, siempre opcional

Una vez superadas las pruebas de aceptación, le hacemos una pregunta sencilla: si el software vale para usted más de lo que ha pagado, ¿desea completar el pago? Este bonus se factura aparte. Nunca se exige.

¿Por qué después? Unos investigadores (KC, Mak y Ofek, Journal of Marketing, 2023) estudiaron las fórmulas en las que cada uno paga lo que quiere. Cuando el valor del producto es alto, la gente paga más después de recibirlo que antes. Cuando es bajo, ese efecto se atenúa e incluso puede invertirse. El bonus llega, por tanto, cuando usted ya puede juzgar con el producto en la mano.

Nuestro equilibrio no depende de él: el precio en firme ya alcanza nuestro umbral mínimo.

Referencias de precios del mercado para situar su presupuesto

Estas son tres referencias recogidas en los sitios web de otras empresas el 13 de octubre de 2026. No son nuestros precios, y los alcances varían mucho de una empresa a otra. Esas páginas no siempre precisan si los importes son sin IVA.

Un SaaS es un software en línea que se vende por suscripción a numerosos usuarios. Estas horquillas no describen el mismo trabajo: una herramienta interna sencilla y un software vendido a miles de clientes no exigen el mismo esfuerzo.

Un consejo: calcule lo que el problema le cuesta hoy (tiempo dedicado, errores, datos que hay que volver a introducir) y después lo que puede invertir sin comprometer su tesorería. Esa cifra es el buen punto de partida. La estimación de referencia le dirá lo que permite construir.

Para ir más allá

• Software a medida: la oferta en detalle y la forma de proponer su presupuesto.
• Nuestro método: cómo planteamos, construimos y entregamos un proyecto.
• Datos y seguridad: dónde se alojan sus datos y quién tiene acceso a ellos.