En resumen
- Su agente de IA prepara el trabajo. Su equipo lo revisa y elige: validar, corregir o rechazar.
- Un caso que se repite se señala en lugar de corregirse a mano cada día. El propio agente también señalará sus problemas a nuestro soporte, en preparación.
- La sesión de primeros pasos, incluida en cada puesta en marcha, enseña estos gestos a su equipo y le muestra cómo seguir sus avances.
Un agente de IA es un programa que lee sus correos, sus facturas o sus solicitudes de presupuesto y después prepara una acción según reglas que usted ha validado. ¿Cómo aprende un equipo administrativo a trabajar con él? Como con un compañero nuevo: revisa lo que prepara, lo retoma cuando se equivoca y dice lo que no va bien. Esta guía recoge el programa de la sesión de primeros pasos prevista en cada puesta en marcha de Kendu Intelligence.
La pantalla de validación: lo que propone el agente y por qué
Las propuestas del agente esperarán su decisión en una pantalla de validación, en preparación. Cada una mostrará tres cosas:
- lo que el agente ha leído: el correo recibido, la factura, la operación bancaria;
- lo que propone: un borrador de recordatorio de pago, una respuesta, una clasificación contable, un presupuesto;
- lo que pasará si usted valida: un envío, un registro, un traspaso a un compañero.
¿Por qué esta pantalla? Porque el agente trabaja por niveles de autonomía. Un nivel fija lo que el agente tiene derecho a hacer solo. En el nivel 0, propone sin actuar: su equipo hace el trabajo y nosotros comparamos. En el nivel 1, no sale nada sin su acuerdo. Los niveles siguientes solo llegan a la vista de las mediciones.
Algunas acciones nunca pasan del nivel 1: un pago, el envío a un tercero de un documento que le compromete, el borrado de datos. Para el Agente de Recordatorios y facturas, esto cubrirá, por ejemplo, la emisión de una factura, un requerimiento formal de pago o una factura rectificativa.
Cada decisión quedará anotada en un registro: lo que el agente ha leído y propuesto, lo que usted ha decidido, quién, cuándo y con qué versión del agente.
Validar, corregir o rechazar: tres gestos y su efecto en el agente
Validar. La propuesta es correcta. La acepta tal cual y la acción sale. Por ejemplo, un cliente pide su horario de apertura y el borrador de respuesta es exacto.
Corregir. El fondo es bueno, un detalle no lo es. Usted lo modifica y después lo valida. Por ejemplo, el recordatorio de pago tiene el importe correcto, pero el tono es demasiado seco para un cliente fiel.
Rechazar. La propuesta parte de una mala base: cliente equivocado, petición equivocada, o un caso que el agente debería haberle pasado. No sale nada y usted trata el caso por sí mismo. Por ejemplo, el agente prepara un presupuesto para una petición ajena a su catálogo, cuando es uno de sus casos de parada. En ese caso, señálelo también.
Para elegir, hágase una pregunta: «Si un compañero me hubiera preparado este borrador, ¿partiría de él?». Sí: corrija. No: rechace.
Lo que estos gestos cambian para el agente. No aprende solo de un día para otro: cada agente tendrá una versión fija. Sus decisiones se contarán en sus indicadores. Cuando vuelva la misma corrección, ajustaremos el agente. La nueva versión pasará primero unas breves pruebas de aceptación, es decir, una serie de ensayos, antes de trabajar para usted. El registro indicará qué versión ha tratado cada expediente.
Sus gestos también influyen en su nivel. Un agente solo sube de nivel a la vista de las mediciones y con su acuerdo. Tras una alerta grave, está previsto que baje un nivel.
Señalar un problema: lo que llega al soporte y lo que se queda con usted
Los casos delicados se quedan con usted. Cada agente tendrá una lista escrita de casos de parada: se detendrá y le cederá el control en lugar de adivinar. Para el Agente de Correos y soporte, son por ejemplo una reclamación grave, una amenaza jurídica o una persona que pide consultar o suprimir sus datos personales. Para el Agente de Recordatorios y facturas, es en particular un cliente que impugna la factura. Estos casos irán a la persona que usted haya designado: son sus expedientes, no averías.
Los problemas de funcionamiento llegan al soporte. Un error que se repite, un programa que el agente ya no consigue leer, propuestas que a menudo no dan en el blanco. En cuanto corrija dos o tres veces lo mismo, señálelo.
Dos vías llevarán a la misma herramienta de soporte, en preparación:
- su equipo, desde su futuro espacio de cliente;
- el propio agente, que abrirá un ticket (una solicitud de soporte seguida hasta su resolución) cuando encuentre un fallo, un error repetido o un cambio en el modelo de IA que utiliza.
El ticket estará vinculado a su proyecto: nosotros recibiremos la alerta y usted lo seguirá en su espacio de cliente. Un mismo problema repetido se agrupará en un único ticket. Cuando el agente funcione en su propia cuenta en la nube (servidores alquilados a un proveedor de alojamiento) o en sus servidores, está previsto que solo nos lleguen sus indicadores y sus alertas. El contenido de los avisos se definirá con usted.
Las trampas del principio: validarlo todo sin leer, rehacerlo todo a mano
Validarlo todo sin leer. Cuando las propuestas son casi siempre correctas, la atención baja. El Reglamento europeo de inteligencia artificial (Reglamento (UE) 2024/1689, conocido como «AI Act») describe este riesgo para los sistemas llamados «de alto riesgo». Habla de «la posible tendencia a confiar automáticamente o en exceso en los resultados de salida generados por un sistema de IA de alto riesgo («sesgo de automatización»)» (artículo 14, apartado 4, letra b). Sus agentes no pertenecen necesariamente a esta categoría, pero un clic de validación compromete a su empresa. Lea al menos el destinatario, el importe y la frase que le compromete. Lo que alivia el trabajo es pasar al nivel 2 en los casos seguros, no un clic más rápido.
Rehacerlo todo a mano. Por costumbre o por desconfianza, algunos reescriben cada borrador. Entonces el agente no ahorra ningún tiempo y sus mediciones ya no dicen nada. Si sus propuestas no merecen su confianza, rechácelas y señálelo: es una información útil para nosotros.
Corregir en silencio. El mismo retoque cada mañana, nunca señalado: el agente conserva el mismo defecto.
Dejar que la cola crezca. Una propuesta que espera es un recordatorio de pago que sale tarde. Decida quién valida qué y quién sustituye durante las ausencias.
Seguir sus avances: tasa de acuerdo y tiempo ganado
Tres mediciones servirán a todo el equipo:
- la tasa de acuerdo: la proporción de propuestas validadas sin modificación;
- los errores: las propuestas rechazadas por ser erróneas;
- el tiempo ganado: el tiempo dedicado por el equipo, comparado con la forma de trabajar de antes.
Empezarán durante la prueba en sombra: el periodo de prueba previo a la puesta en servicio, en el que el agente se mantiene en el nivel 0. Cada agente tendrá además sus propios indicadores: plazo de primera respuesta para los correos, plazo medio de pago para los recordatorios, operaciones bancarias sin justificante para los documentos contables.
Las encontrará en un cuadro de mando, en preparación, y en revisiones periódicas cuyo ritmo se definirá con usted. Los casos seguros, que el agente podrá tratar solo en el nivel 2, se escribirán con usted en su ficha de funciones.
El programa tipo de la sesión de primeros pasos
La sesión de primeros pasos está incluida en cada puesta en marcha de agente. Todavía no anunciamos una duración tipo: la fijaremos cuando la hayamos medido. El programa sigue los gestos del día a día:
- El recorrido de su agente. Sus etapas, aquellas en las que le pide su opinión, sus casos de parada.
- Leer una propuesta. Lo que el agente ha leído, lo que propone, lo que saldrá si usted valida.
- Validar, corregir, rechazar. Ejercicios con ejemplos cercanos a sus expedientes.
- Los casos que le pasa. Quién los recibe, quién sustituye en caso de ausencia.
- Señalar. Cómo avisarnos de un problema y lo que el agente señalará por sí mismo.
- Leer las mediciones. Tasa de acuerdo, tiempo ganado, indicadores del agente.
El objetivo: un equipo que valida por sí solo el trabajo de su agente.
El Reglamento europeo de IA también pide a las empresas que utilizan un sistema de IA bajo su propia autoridad (los «responsables del despliegue», definidos en el artículo 3) que adopten medidas «para apoyar la promoción de la alfabetización en materia de IA de su personal» (artículo 4). En su versión modificada en 2026, precisa que no tienen que garantizar un nivel concreto para cada persona. La sesión de primeros pasos puede formar parte de estas medidas. No sustituye a un dictamen jurídico.
Para ir más allá
- Formación: la sesión de primeros pasos y las formaciones en preparación.
- Método: los niveles de autonomía y la prueba en sombra, paso a paso.
- Supervisión: el seguimiento de sus agentes, las alertas y el soporte, en preparación.
- Solicitar una auditoría: saber qué agentes convendrían a su equipo. Por 490 € sin IVA, se descuenta del presupuesto si lo firma en un plazo de 30 días.